Inviter un client sur l'Extranet et gérer ses accès

En bref

L'Extranet Client (ou Espace Client) est un portail web sécurisé qui permet à vos assurés de consulter leurs contrats, leurs documents et de suivre leurs projets en toute autonomie. C'est un outil puissant pour fidéliser votre clientèle et réduire les demandes administratives récurrentes (envoi d'attestations, etc.).

Pour qui & Prérequis

• Pour qui : Tous les utilisateurs du cabinet.

• Prérequis techniques :

  • Le module optionnel "Extranet client" doit être souscrit.

  • Le client doit être une Personne Physique (l'invitation ne fonctionne pas sur une fiche Personne Morale/Entreprise).

  • Une adresse e-mail valide doit être renseignée dans la fiche du client.

Comment inviter un client ?

L'inscription ne peut pas être initiée par le client seul : c'est toujours au courtier d'envoyer l'invitation.

1. Rendez-vous sur la Fiche Client (Vue 360) de la personne physique concernée.

2. Vous avez deux possibilités pour lancer l'invitation :

   • Via le menu d'actions : En haut à droite, cliquez sur le bouton actions (⋮) puis sélectionnez "Inviter sur l'Espace client".

   • Via l'encart "Espace client" : Situé généralement en bas à droite de la fiche, cet encart vous indique le statut actuel (ex: "Pas encore utilisateur"). Cliquez sur le bouton Inviter sur l'Espace client.

3. Le client reçoit immédiatement un e-mail automatique contenant un lien sécurisé pour définir son mot de passe et activer son compte.
   Le mail est également visible dans les évènements du client, où vous pouvez consulter le mail envoyé.

Bon à savoir : Une fois le client inscrit, l'encart "Espace client" sur sa fiche se met à jour. Vous pourrez y consulter sa dernière date de connexion.

Gérer le partage des documents (Confidentialité)

Par défaut, tous les documents ajoutés sur un contrat sont automatiquement partagés et visibles par le client sur son espace.

Si vous souhaitez masquer un document spécifique (ex: note interne, document de travail), voici la procédure :

1. Ouvrez le Contrat concerné
   (L'action se fait au niveau du contrat, et non de la fiche personne).

2. Allez dans l'onglet ou la section Documents.

3. Repérez le fichier à masquer. Dans la colonne "Partagé", la mention "Oui" apparaît.

4. Cliquez sur le menu d'actions ( ...) à droite de la ligne du document.

5. Sélectionnez Retirer le partage sur l'Espace client.

Résultat : Le document reste stocké dans votre CRM mais disparaît instantanément de la vue du client.

Personnaliser l'espace assuré

Vous avez la possibilité de personnaliser l'espace assuré, avec vos propres couleurs.

Ces dernières se trouvent dans Paramètres > Espace client.
Vous y retrouverez le lien d'accès à votre espace, ainsi que la personnalisation. (Message d'accueil, description de l'espace, et les couleurs dans la partie "Charte graphique".

Ce que voit et fait votre client (Côté Assuré)

Il est important de connaître l'expérience de votre client pour mieux l'accompagner.

1. Ses contrats et sociétés

Une fois connecté, le client accède à un tableau de bord où il peut :

• Consulter ses derniers contrats actifs.

• Naviguer via des onglets entre ses Contrats personnels (Habitation, Auto, Santé...) et les Contrats de son entreprise (RC Pro, Décennale...) s'il est dirigeant rattaché.

• Télécharger ses documents contractuels en autonomie.

2. Ses informations personnelles

En cliquant sur son icône de profil en haut à droite, puis sur Ma situation, le client peut vérifier les informations personnelles que vous détenez (adresse, état civil, etc.).

3. Ses projets et demandes (Si option activée)

Si vous utilisez le module optionnelFormulaires Web, l'espace client devient un outil collaboratif. Le client peut :

• Suivre l'avancement de ses demandes et projets en cours.

• Déposer des pièces justificatives manquantes directement dans le dossier.

• Signer électroniquement ses documents de manière autonome.

Cas d'erreurs fréquents

• Problème : Je ne trouve pas le bouton "Inviter sur l'Espace client".

  Solution : Vérifiez que vous êtes bien sur une fiche de type Personne Physique. Si vous êtes sur une fiche Entreprise, cliquez sur le nom du dirigeant ou du contact principal pour accéder à sa fiche personnelle et l'inviter.

• Problème : Je ne peux pas supprimer le partage de document.

  Solution : Vérifiez que votre client est bien invité sur l'espace client.
  Les actions ne seront pas affichées si votre client n'est pas invités sur son espace assuré.

• Problème : Je n'arrive pas à m'inviter moi même.

  Solution : Afin de sécuriser au mieux vos données, il n'est pas possible d'avoir un accès en tant que courtier, et également en tant qu'assuré.
  Si vous souhaitez vous inviter sur l'espace assuré, pour le tester ou l'utiliser, il faudra créer une deuxième fiche client dans la CRM, en utilisant un email différent de celui qui est utilisé pour se connecter sur la plateforme.

💡 L'Exemple Métier

Contexte : Vous venez de finaliser une RC Pro et une mutuelle santé pour Mme Anne Orak, qui est architecte freelance. Elle vous appelle souvent pour demander des rééditions d'attestations.

Action : Depuis sa fiche, vous cliquez sur Inviter sur l'Espace client. Vous vérifiez ensuite dans son contrat RC Pro que votre note de souscription interne est bien masquée, via l'action Retirer le partage.

Bénéfice : Anne reçoit son accès. Elle peut désormais télécharger son attestation RC Pro pour ses chantiers le soir, ou le week-end, sans attendre l'ouverture du cabinet.
De son côté, elle voit aussi sa mutuelle santé personnelle au même endroit.

La cliente devient donc autonome dans la consultation de ses contrats, et garde en tête que ses contrats sont centralisés par son courtier.