Lancer une procédure de signature électronique (hors Projet)

En bref

Cette fonctionnalité vous permet de faire signer rapidement des documents administratifs (DER, mandats, avenants) directement depuis la fiche d'un client, sans passer par un projet complet. La signature est certifiée par notre partenaire Yousign, garantissant sa valeur légale.

Pour qui & Prérequis

Profils : Courtiers, Gestionnaires, Admin.
Prérequis :
- Avoir accès à la fiche du client (Particulier ou Entreprise).
- Disposer des coordonnées à jour du signataire (Mobile et Email).

Comment faire

Pour démarrer une nouvelle procédure, rendez-vous sur la fiche de votre client (Personne ou Entreprise), cliquez sur l'onglet Procédures de signature, puis sur le bouton de création (ou + Ajouter).

Une fois la procédure nommée, suivez ces 3 étapes :

1. Les Signataires

C'est ici que vous définissez qui doit signer.

Les coordonnées du client sont souvent pré-remplies.
Vérifiez bien le Numéro de mobile et l'Email.
Sélectionnez le mode de validation (généralement par code SMS).
Si nécessaire, cliquez sur Ajouter un signataire pour inclure une autre personne (ex: Conjoint, courtier contre-signataire, etc).
Cliquez sur Suivant.

2. Les Documents

Ajoutez les pièces à signer. La facturation se fait à la procédure de signature, peu importe le nombre de pages ou de documents.

Pour la conformité : Utilisez le bouton raccourci "+ Ajouter le DER" pour insérer automatiquement votre Document d'Entrée en Relation (FIC).
Pour les autres fichiers : Cliquez sur + Ajouter un document pour importer des PDF depuis votre ordinateur.
Cliquez sur Suivant.

3. Les Paramètres

Définissez le cadre temporel de la signature :

Date limite de signature : Au-delà de cette date, le lien envoyé au client expirera et la procédure sera annulée.
Il ne sera pas possible de la relancer, et vous devrez en créer une autre.
Fréquence de relance : Définissez tous les combien de jours le client recevra un rappel automatique s'il n'a pas signé (ex: tous les 2 jours).

Enfin, cliquez sur Lancer la procédure.

Résultat attendu : Le statut de la procédure passe à "En cours". Vos clients reçoivent immédiatement un email de Yousign les invitant à signer.

Check-list anti-erreur (À vérifier avant l'envoi)

Pour garantir que votre procédure ne soit pas bloquée techniquement, vérifiez ces 5 points essentiels :

Indicatifs téléphoniques : Pour les numéros hors France métropolitaine (notamment l'Outre-mer), assurez-vous d'utiliser le bon indicatif international.
Validité des emails : Vérifiez qu'il n'y a pas d'espace avant ou après l'adresse email.
Noms des fichiers : Les documents importés ne doivent pas contenir de données personnelles (email ou numéro de téléphone) directement dans le titre du fichier (ex: éviter "Contrat_0612345678.pdf").
Protection des fichiers : Les PDF ne doivent pas être protégés par un mot de passe, sinon le système de signature ne pourra pas apposer le sceau numérique.
Identité des signataires : Les champs Nom et Prénom ne doivent contenir que des lettres (pas de chiffres ni de caractères spéciaux).
Durée de validité : Après quelques heures, le lien Yousign affichera une page temporaire. Cette dernière indique que le lien doit être re-généré. Il suffit de cliquer sur "Renvoyer un nouveau lien" pour pouvoir signer.

💡 L'Exemple Métier

Mise à jour réglementaire rapide

Contexte : M. Martin, un client de longue date, n'a pas signé votre dernier Document d'Entrée en Relation (DER) mis à jour l'année dernière. Vous l'avez au téléphone pour un simple renseignement.
Action : Pendant l'appel, vous allez sur sa fiche, lancez une procédure de signature, cliquez sur "Ajouter le DER" et envoyez la demande.
Bénéfice : M. Martin reçoit le SMS instantanément. Il signe en 30 secondes depuis son smartphone. Votre cabinet est en conformité sans avoir eu besoin de créer un nouveau projet complexe.