Comment importer en masse des contacts ?

Le processus d'import se déroule en 4 étapes :

• Etape 1 : Charger un fichier csv depuis son ordinateur

• Etape 2 : Définir les colonnes d'import dans LYA

• Etape 3 : Contrôler et corriger les données chargées temporairement si besoin

• Etape 4 : Importer la liste de contacts dans LYA.

NB : Ce menu d'import est accessible uniquement aux administrateurs des cabinets. Un simple conseiller n'a pas accès à l'import en masse de contacts.

1 - Chargement du fichier au format CSV (UTF-8) ou Excel

Rendez vous dans Outils puis Import et enfin contacts personne ou contact entreprise selon ce qui vous intéresse.

La 1ère étape consiste à charger un fichier csv ou excel dont la ligne 1 correspond aux en-têtes de colonne.

Un modèle peut être téléchargé que ce soit pour les contacts particuliers ou entreprise (2) :

Voici les champs obligatoires pour un contact particulier :

• civilité

• nom

• prénom

• email ou date de naissance

Des champs supplémentaires peuvent être renseignés : mobile, téléphone autre, adresse, complément adresse, code postal, ville, régime fiscal, situation matrimoniale

Voici les éléments obligatoires pour un contact entreprise : 

• raison sociale

• numéro SIRET

• clôture bilan

• nom interlocuteur principal

• prénom interlocuteur principal

• email interlocuteur principal

Et enfin, ceux qui peuvent être renseignés en complément : forme société, nombre de salariés, date de création, adresse entreprise, capital social, civilité interlocuteur principal, téléphone int. princ., mandat int. princ.

Au chargement du fichier, si le format est incorrect, il est indiqué : "Le format du fichier ne convient pas. Formats acceptés : csv, vnd.ms-excel."

Si le fichier est correct alors le bouton Importer le fichier est disponible. Au clic sur Importer le fichier, vous êtes dirigés automatiquement vers l'étape 2 "Définition des colonnes"'.

 

2 - Définition des colonnes

La 2ème étape consiste à définir la correspondance des colonnes du fichier csv pour réaliser l'import dans Lya. Nous allons prendre pour exemple un import d'entreprises :

Le système détecte en automatique certaines valeurs. Il conviendra de vérifier que la valeur sélectionnée dans la liste déroulante (image ci-dessous, n°1) correspond bien à la valeur de votre colonne. A défaut, vous pouvez sélectionner manuellement la bonne valeur dans la liste déroulante.

• Ignorer la colonne (2) : case à cocher afin de ne pas intégrer les informations de la colonne dans Lya

• Dans l'hypothèse où une des données obligatoires manquent dans la valeur des colonnes alors le système vous indiquera que l'import ne peut pas être vérifié et le bouton contrôler l'import sera grisé.

Quand vos colonnes ont été sélectionnées, cliquez sur le bouton Contrôler l'import. Vous serez alors automatiquement dirigés vers l'étape 3 de contrôle et de correction des données.

 

3 - Contrôle et correction des données

L'étape 3 consiste à afficher toutes les données du fichier afin de les contrôler et de les corriger si besoin.

Sur chaque ligne, vous pouvez vérifier la donnée et la modifier si besoin. Si un champ est incorrect, le système vous informe dans la colonne Commentaire (1) quel champ est incorrect afin que vous puissiez le corriger.

Sur cet écran, vous pouvez également :

• Choisir de ne pas importer certains contacts en décochant la case "Importer" (2).
• Personnaliser l'import en définissant pour vos contacts :
  • leur type
  • le conseiller
  • la cible
  • le canal d'acquisition

Toutefois, ces données sont facultatives et pourront être complétées individuellement après l'import sur la fiche client.

Une fois que toutes les données à importer sont corrects le bouton "Valider l'import" se dégrise.

Au clic sur Valider l'import, une jauge vous permet de suivre l'import de vos contacts. Vous pouvez toutefois quitter l'écran pendant l'import. Il vous sera alors envoyé une notification quand sera terminé.

Vous pourrez retrouver vos contacts importés dans le menu Contacts > Personnes.