1. Affichage des boites de réception mails dans Lya
Dans le menu Mails de la barre de navigation latérale de gauche (1), vous retrouvez les boites de réception que vous avez connectées sur Lya.
Pour chaque boite de réception, la synchronisation des emails se fait sur maximum 90 jours. Aussi, vous ne verrez sur Lya que les mails datant de moins de 3 mois depuis la date de première synchronisation.
Chaque boite de réception est composée de 2 onglets :
- les emails reçus (2) : emails que vous avez réceptionné dans votre boite de réception.
- les emails envoyés (3) : emails que vous avez envoyé depuis votre boite de réception externe ou depuis Lya (via l'action Ecrire un mail).
Un clic sur le mail (n°1, ci-dessous) vous permettra de le consulter en détail et d'avoir l'ensemble des options décrites ci-après.
Dans la partie droite, vous aurez un bouton de suppression du mail (2), ce dernier ne fait que déplacer le mail dans la section "éléments supprimés" de votre boite, il ne supprime pas le message définitivement. Souvent, votre boite mail supprime ensuite passé un certain temps les mails présents dans la section en question.
En cliquant sur (3) un menu déroulant (4) apparait vous permettant ensuite des options supplémentaires :
Voici le détail des options présentes :
-
Répondre
-
Répondre à tous
-
Transférer
-
Classer
-
Marquer comme non lu
2. Consulter un mail
Pour consulter le détail d'un email il vous suffit de cliquer sur la ligne de l'email que vous souhaiter consulter.
L'email s'affiche dans son intégralité. Pour revenir à la liste des mails, cliquer sur le bouton "Retour aux mails".
Depuis cette visualisation intégrale du mail, vous avez également accès aux actions citées précédemment.
3. Classer un mail
Pour classer un email il vous suffit de soti consulter le menu déroulant cité précédemment, soit de cliquer sur le mail pour le voir dans son intégralité avant de cliquer sur bouton dédié :
1. Au clic sur Classer, une fenêtre s'ouvre vous permettant de :
- Rechercher votre contact en saisissant son Nom et son prénom ou sa raison sociale,
- Cliquez sur un des contacts suggérés s'il s'agit du contact dans lequel vous souhaitez classer l'email. Le ou les contacts suggérés par rapport à l'adresse mail d'expédition ou de destination du mail.
2. Une fois le contact sélectionné, cliquer sur suivant.
Le système vous propose de classer le mail :
- Soit dans la fiche du contact
- Soit dans une fiche projet
- Soit dans une fiche contrat
En sélectionnant une catégorie avec des éléments disponibles (ici contrats) un menu déroulant apparaitra pour vous permettre de sélectionner celui auquel vous souhaitez associer le mail.
Quand un mail est traité, vous trouverez une coche verte dans la colonne prévue :
4. Ecrire un mail
Depuis le menu Mail, vous pouvez rédiger un mail et envoyé un mail.
L'écran affiche un mail à compléter. Vous pouvez :
- Expéditeur : Sélectionner la boite de réception connectée depuis laquelle vous souhaitez envoyer votre mail.
- Destinataires : Renseignez la ou les adresses mail de votre ou vos destinataires principaux.
- Cc : Renseignez la ou les adresses mail de votre ou vos destinataires en copie.
- Cci : Renseignez la ou les adresses mail de votre ou vos destinataires en copie cachée.
- Objet : objet de votre mail.
- Contenu : Contenu de votre mail.
- Pièce jointe : ajouter une pièce jointe soit en téléchargeant depuis votre PC, soit depuis la GED.
- Signature : par défaut compléter avec vos données cabinet. Vous pouvez la modifier.
- Cliquer sur le bouton Envoyer pour envoyer votre email. L'email Envoyé est automatiquement classé dans l'onglet Mails envoyés de la boite de réception depuis laquelle il a été envoyé.
- Vous pouvez également le classer dans une fiche si besoin en suivant la procédure décrite ci-dessus.
5. Effectuer des actions de masse
Pour effectuer des actions de masse sur vos emails, il vous suffit de sélectionner plusieurs emails via la coche à gauche.
A la sélection, les actions disponibles en masse s'affichent : Classer / Marquer comme Lu ou Non Lu / Supprimer.
Cliquer sur l'action souhaitée pour la réaliser.
8. Répondre/Répondre à tous
Vous pouvez répondre à un email depuis votre compte de messagerie.
Pour ce faire, depuis depuis son détail cliquer sur l'un des icônes suivantes :
Une fenêtre s'ouvre vous permettant de saisir votre réponse. Certains champs seront par défaut déjà complétés comme le ou les Destinataires, l'objet, la signature.
Il vous faudra compléter les champs manquants si nécessaire puis cliquer sur Envoyer.
9. Transférer
Vous pouvez transférer un email depuis votre compte de messagerie :
Une fenêtre s'ouvre vous permettant de saisir votre transfert. Certains champs seront par défaut déjà complétés comme l'objet, le contenu du mail transféré, la signature.
Il vous faudra compléter les champs manquants puis cliquer sur Envoyer.