La lettre de mission vous permet de déterminer les contours de la mission pour laquelle le prospect/client particulier fait appel à vos services.
Etape 1 : Paramétrer votre modèle de lettre de mission
Vous devez dans un 1er temps personnaliser le modèle de la lettre de mission.
Rendez-vous dans Communication > Editiques > Lettre de mission.
Nous vous proposons pour chaque paragraphe un texte par défaut que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaitez :
- Titre
- Sous-titre
- Objet
- Objectifs
- Nature de la mission
- Type de besoins
- Mentions légales
Une fois, vos paragraphes personnalisés, vous pouvez générer un modèle de fiche afin de visualiser le rendu. Toutefois, cette fiche doit être éditée depuis une fiche Contact particulier afin d'avoir la totalité des données complétées.
Etape 2 : Paramétrer vos champs personnalisés
Vous pouvez intégrer dans la lettre de mission des champs personnalisés. C'est-à-dire que vous allez pouvoir définir vous même ce que vous souhaitez recueillir comme informations auprès de votre client et les consigner dans ce document.
Rendez-vous dans Paramètres > Personnalisation > Champs personnalisés. Cliquez sur l'onglet Mission puis Sélectionnez le type de mission "Lettre de mission".
Pour savoir comment paramétrer des champs, rendez-vous l'article dédié :Paramétrer des champs personnalisés.
/!\ Il est à noter que ce paramétrage est accessible uniquement par l'administrateur du cabinet.
Pour chaque type de fiche, un onglet correspondant vous permet de créer , modifier ou supprimer des champs personnalisés.
Vous retrouvez également la liste de vos champs dans un tableau récapitulatif. Si aucun champ n'a été paramétré, un message vous l'indique.
Etape 3 : Créer la mission d'entrée en relation / Objectifs&Missions
Une fois le modèle de fiche personnalisé et vos champs créés, vous allez pouvoir créer votre lettre de misison depuis la fiche/prospect d'un client Particulier.
Pour cela, rendez-vous dans la fiche du contact, onglet Missions.
Cliquez sur Ajouter une mission.
La procédure d'édition de la lettre de mission s'affiche automatiquement. Vous devez compléter et/personnaliser les informations suivantes :
- Date de l'entretien
- Objectifs (pré-rempli avec les informations saisies dans l'éditique)
- Nature de la mission (pré- rempli avec les informations saisies dans l'éditique)
- Typologie du client
- Type de besoins (pré- rempli avec les informations saisies dans l'éditique)
- Les champs personnalisés éventuellement paramétrés
Une fois toutes les informations obligatoires complétées, le bouton Suivant se dégrise afin de passer à l'étape suivante de Générer du document.
Etape 4 : Générer la lettre de mission
Au clic sur le bouton Suivant à l'étape Objectifs&Missions, un message vous demande de valider le contenu du document. Une fois ce contenu validé, il ne pourra plus être modifié. Si vous voulez en changer, il vous faudra créer une nouvelle mission et supprimer la précédente.
Une fois le contenu de la mission validée, attendez quelques secondes à l'étape Documents sur le document se génère.
Il s'affiche ensuite dans la liste des documents et vous pouvez le visualiser en cliquant sur l'icône Œil.
Vous avez la possibilité d'ajouter la fiche d'informations légales du cabinet en cliquant sur Ajouter la FIL ou d'autres documents en cliquant sur Ajouter un document.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape de signature.
Etape 5 : Faire signer la lettre de mission
2 types de signature vous sont proposés :
- Signature manuscrite : envoi des documents par email. Pour ce faire, vous pouvez Copier/Coller le template de mail dans votre boite de réception mail, les liens vers les documents sont automatiquement générer et vous pouvez personnaliser le contenu du mail si vous le souhaitez. Envoyez le mail à votre client/prospect
- Signature électronique : envoi des documents par une procédure de signature électronique afin de faire signer les documents via notre partenaire You Sign. A clic sur le bouton Faire signer électroniquement, il vous est demandé de confirmer la création de la procédure.
Au clic sur OUI, vous êtes automatiquement dirigés vers la procédure de signature électronique. Faites défiler les écrans et lancez là. Votre client/prospect recevra la notification pour signature des documents directement par email.
Attention : Veuillez vérifier les emails et numéros de mobile avant de lancer une procédure de signature. Si ces derniers sont erronés, la procédure n'aboutira pas.
Etape 6 : Terminer une mission
Vous pouvez passer en Terminer une mission en cliquant sur le bouton Terminer à la dernière étape de la mission.
