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Comment faire signer électroniquement des documents (hors projet)?

Lya Courtage vous permet de faire signer électroniquement des documents à vos clients.

Vous pouvez créer une procédure de signature électronique à partir d'une fiche Contact Personne physique, en dehors de tout projet.

Pour créer une procédure de signature, sur la gauche de votre écran, allez dans:

  • Menu "Contacts", onglet "Personnes"

La liste des contacts s'affiche dans l'onglet Personnes.
Cliquez ensuite sur la personne à partir de laquelle vous voulez initier la procédure parmi la liste des contacts.

La fiche de votre contact s'affiche, allez sur l'onglet "Procédures de signatures" :

Dans cet onglet, s'affiche la liste des procédures de signature initiées pour ce contact (procédure hors projet et lors d'un projet). Vous avez la possibilité de visualiser une procédure de signature quelque soit son état en cliquant sur la ligne de la procédure souhaitée (Pour plus de détails, rendez-vous sur l'article Consulter une procédure de signature ).

Préalable requis: Afin de pouvoir être initié, le ou les signataires de la procédure doivent obligatoirement avoir un téléphone mobile enregistré dans les données de l'onglet Profil. C'est sur ce mobile que sera envoyé le SMS de validation afin d'authentifier la procédure de signature électronique. 

Cliquez sur "Ajouter une procédure", une fenêtre s'ouvre, nommer votre procédure et cliquer sur Créer la procédure.

L'écran d'initiation de la procédure s'affiche une fois la validation effectuée.

Dans l'en-tête principal, vous retrouvez le nom de votre procédure, son numéro, les nom et prénom du contact sur lequel la procédure a été intiée, la date de création et le créateur de la procédure (qui sera généralement l'utilisateur connecté sur Lya Courtage). Vous pouvez également supprimer la procédure ((Pour plus de détails, rendez-vous sur l'article Supprimer une procédure de signature ).

La procédure de signature électronique se compose de 3 étapes:

Étape 1: Signataires

Dans cette étape, vous allez devoir renseigner le ou les signataires de la procédure qui seront invités par email à signer le ou les documents souhaités.

Étape 2: Documents

Dans cette étape, vous allez pouvoir intégrer les documents à signer ou les pièces jointes ou encore la FIL de votre cabinet  que vous souhaitez voir figurer dans la procédure de signature.

Étape 3: Paramètres

Dans cette étape, vous allez pouvoir paramétrer:

  • la date de fin de procédure: date au-delà de laquelle la procédure sera automatiquement abandonnée à défaut d'avoir été terminée dans le délai imparti.
  • la relance automatique exprimée en jours: les signataires n'ayant pas signés seront relancés tous les X jours par email selon le programme enregistré par vos soins.

Étape 1: Signataires

A cette étape, sont automatiquement affichés les signataires suivants:

  • L'utilisateur connecté sur Lya Courtage
  • Le contact de la fiche à partir de laquelle a été crée la procédure de signataire

Vous avez la possibilité à cette étape de supprimer ou d’ajouter un signataire. Le nombre minimum de signature par procédure est de 1 signataire par procédure, le nombre maximum de 3 (Rendez-vous sur l'article Comment ajouter un signataire ).

Vérifier les coordonnées des signataires, elles seront utiles tout au long de la procédure de signature électronique. Il est primordial que les e-mails et téléphones mobiles de signataire soient corrects afin que la procédure puisse être exécutée.

Si elles sont inexactes, vous devez vous rendre dans la fiche Contact sur l'onglet Profil afin de les mettre à jour / corriger les données (Rendez-vous sur l'article Données d'une fiche particulière> Profil ).

Pour passer à l'étape "Documents" , cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 2: Documents

A cette étape, vous avez la possibilité de joindre 3 types de documents:

  • La FIL du cabinet
  • Des documents à signer
  • Des pièces jointes liées au (x) document (s) à signer
Attention: Seul des fichiers au format PDF peuvent être intégrés à une procédure de signature.

Cliquez sur Ajouter la FIL ou Ajouter un document en bas à droite de l'écran. Une fenêtre s'ouvre, vous permettant:

  • Soit d'associer un document déjà existant en GED
  • Soit ajouter un nouveau document

Ajouter la FIL:

  • Cliquer sur Ajouter la FIL
  • La FIL s'intègre automatiquement à la liste des documents
Vous pouvez la visualiser ou la supprimer :


Associer un document déjà existant en GED:

Cliquez sur l'onglet "à partir de votre GED". Les documents présents dans la GED de votre contact s'affiche.

Sélectionnez le document que vous souhaitez intégrer à la procédure de signature.

Vous devez préciser dans les modalités s’il s’agit du document à signer ou d’une pièce jointe.

Cliquez sur Associer afin de l'intégrer à la procédure de signature.

Ajouter un nouveau document:

Cliquez sur l'onglet "à partir de votre ordinateur"

Cliquez sur Ajouter un fichier ou faites glisser le fichier depuis votre ordinateur dans la fenêtre d'ajout de fichier.

Vous devez préciser dans les modalités s’il s’agit du document à signer ou d’une pièce jointe.

Cliquez sur Associer afin de l'intégrer à la procédure de signature.

Les documents sont intégrés et téléchargeables en cliquant sur le nom du document.

Il est possible d'intégrer plusieurs documents et plusieurs pièces jointes dans une seule procédure de signature.

Pour passer à l'étape "Paramètres" , cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 3: Paramètres

A cette étape, vous devez obligatoirement compléter:

  • la date de fin de procédure: date au-delà de laquelle la procédure sera automatiquement abandonnée à défaut d'avoir été terminée dans le délai imparti.
  • la relance automatique exprimée en jours: les signataires n'ayant pas signés seront relancés tous les X jours par email selon le programme enregistré par vos soins.

Tant que ces paramètres ne sont pas renseignés la procédure ne pourra pas être lancée.

Afin de déclencher la procédure de signature électronique, cliquez sur le bouton Lancer la procédure.

Une fenêtre de validation s'ouvre, cliquez sur OUI afin de lancer la procédure.

La procédure se lance, elle va passer sur votre écran instantané de l'état de Créer à l'état de Signature en attente:

Sur ce nouvel écran, vous avez la possibilité de:

La procédure de signature a été initiée. Parallèlement, les signataires de la procédure de réception par email le lien de signature.

La signature des documents

1 / Signature en tant que courtier.

En tant qu'utilisateur de Lya Courtage, via mon cabinet de courtage, je suis signataire des documents.

2 moyens d'obtention à la page de signature:

  • Sur la page de la procédure de signature: bouton Signer

En cliquant sur Signer , vous êtes automatiquement dirigés vers la page de signature You Sign.

  • Par le lien contenu dans l’ email réceptionné lors du lancement de la procédure: l’email est envoyé à l’adresse mentionnée dans les coordonnées du signataire. Il s'agit toujours de l'email de l'utilisateur connecté à Lya Courtage.

En cliquant sur Signer directement depuis Lya Courtage ou sur Accéder aux documents depuis l'email, vous êtes automatiquement dirigés vers la page de signature You Sign.

La création d'un compte Yousign n'est pas nécessaire. Vous pouvez signer les documents après consultation et vérification de votre identité au moyen d'un code de sécurité envoyé sur votre mobile.

Ouverture de la page de signature You Sign :

Vous visualisez à gauche la liste des documents à signer ainsi que les pièces jointes.

A droite, la totalité des documents s'affiche pour relecture. 

Afin de passer au document suivant, vous devez parcourir l'ensemble du document.

Afin de pouvoir signer, vous devez parcours l'ensemble du document.

Une fois le document parcouru, le bouton Signer se dégrise.

Vous pouvez visualiser en dernière page les encarts de signature.

Cliquez sur Signer. Un code de vérification va vous être adressé sur le téléphone mobile enregistré dans le profil de l'utilisateur Lya signataire de la procédure.

Renseignez le code puis cliquer sur Signer.

Si vous n'avez pas réceptionné le code, vous pouvez cliqué en dessous du champ afin que vous puissiez en réceptionner un nouveau.

Une page de confirmation vous indique que votre signature a bien été prise en compte.

Dans votre page de procédure Lya, l'état de la signature s'est mise à jour.

2 / Signature des documents par vos clients

La procédure de signature You Sign pour votre client est identique à votre. Votre client doit cliquer sur le lien Accéder aux documents dans l'email qu'il a réceptionné lorsque vous avez lancé la signature de procédure.

Si votre client a perdu l'email contenant le lien, vous avez la possibilité de le copier / coller dans la page de consultation de procédure (pour plus de détails, rendez-vous sur Comment renvoyer le lien de signature à mon client? )

Que se passe-t-il lorsque votre client a signé ?

- Vous réceptionnez une notification dans Lya.

- Vous pouvez télécharger le document signé dans la page de consultation de la procédure. Si tous les signataires ont signé et que la procédure est en état Terminée.

- Vous pouvez télécharger le dossier de preuve dans la page de consultation de la procédure. Si tous les signataires ont signé et que la procédure est en état Terminée.

Toutes les procédures de signature restent consultables. (Pour plus de détails, rendez-vous sur l'article Comment consulter une procédure de signature électronique?)

A savoir : Un des signataires a la possibilité de refuser de signer les documents dans la procédure You Sign (Pour plus de détails, rendez-vous sur Comment refuser une procédure de signature électronique?)