Lya vous permet de faire signer électroniquement des documents au cours d'un projet.
La procédure de signature électronique a été intégrée au parcours projet Santé TNS et Prévoyance TNS. Voici les différentes étapes qui vous permettront de faire signer électroniquement les documents d'un projet à votre prospect.
Pour savoir comment créer un projet n'hésitez pas à consulter nos articles Premiers pas sur un projet et Projet Santé TNS.
Après l'étape de choix du devis, vous entrez dans la phase de souscription. L'étape "Devoir de conseil et pièces justificatives" propose soit de faire signer de manière manuscrite les documents (sous format papier) soit de manière électronique.
Cliquez sur Choisir dans l'encart Documents DDA édités par Lya ou Documents DDA du cabinet :
Vous arrivez à l'étape Complétude du dossier.
Dans cette étape, vous allez pouvoir :
- Gérer les pièces justificatives à demander à votre prospect : les envoyer, les modifier, les valider,
- Gérer le ou les document(s) à signer et les pièces jointes éventuelles,
- Choisir le mode d'envoi du lien de signature électronique : soit par email, soit par l'Extranet Client
- Relancer votre prospect si besoin afin qu'il signe.
1/ Réclamer les pièces justificatives
Le bloc "Pièces justificatives" vous permet de gérer les pièces justificatives à réclamer à votre client. Ces pièces sont proposées en fonction du produit souscrit.
Détails de l'affichage :
Type : Type de pièce justificative (identité, attestation vitale, justificatif de domicile, etc).
Commentaires Lya : Lya vous donne des informations sur les pièces.
Etat : Pièce absente (le client ne l'a pas fourni) ou présente (le client l'a fourni)
Document : Document fourni
Actions possibles :
- Valider : permet de valider ou d'invalider la pièce fournie
- Modifier : permet de modifier le libellé de la pièce
- Importer : permet d'importer la pièce justificative
- Supprimer : permet de supprimer la pièce
- Télécharger : permet de télécharger la pièce sur votre ordinateur
- Ajouter une pièce justificative : permet d'ajouter une nouvelle pièce justificative
A savoir : Si vous passez par l'application Dis Moi Lya pour interférer avec votre client, ce dernier peut joindre les pièces justificatives dans son application. Vous pourrez ainsi les consulter et les valider directement dans le bloc Pièces justificatives de l'étape "Complétude du dossier".
2/ Créer procédure de signature électronique
2 étapes afin de pouvoir lancer la procédure de signature électronique :
- Les signataires : Vérifier les coordonnées des signataires, elles seront utiles tout au long de la procédure de signature électronique. Il est primordial que les e-mails et téléphones mobiles de signataire soient corrects afin que la procédure puisse être exécutée.
Si elles sont inexactes, vous devez vous rendre dans la fiche Contact sur l'onglet Profil afin de les mettre à jour / corriger les données (Rendez-vous sur l'article Données d'une fiche particulière> Profil ).
Vous pouvez supprimer le conseiller en tant que signataire si les documents sont à signer unilatéralement par le client.-
Les documents. Par défaut, les documents compagnie et cabinet liés au projet seront automatiquement intégrés dans les documents à signer.
Vous avez également la possibilité de joindre en plus 2 types de documents :
- Des documents à signer
- Des pièces jointes liées au (x) document (s) à signer
Vous pouvez également supprimer les documents intégrés à la procédure de signature par défaut.
Attention: Seul des fichiers au format PDF peuvent être intégrés à une procédure de signature.Cliquez sur Ajouter un document en bas à droite de l'écran. Une fenêtre s'ouvre, vous permettant:
- Soit d'associer un document déjà existant en GED
- Soit ajouter un nouveau document
Associer un document déjà existant en GED:
Cliquez sur l'onglet "à partir de votre GED". Les documents présents dans la GED de votre contact s'affiche.
Sélectionnez le document que vous souhaitez intégrer à la procédure de signature.
Vous devez préciser dans les modalités s'il s'agit du document à signer ou d'une pièce jointe.
Cliquez sur Créer le document afin de l'intégrer à la procédure de signature.
Ajouter un nouveau document:
Cliquez sur Ajouter un document ou faites glisser le fichier depuis votre ordinateur dans la fenêtre d'ajout de fichier.
Vous devez préciser dans les modalités s'il s'agit du document à signer ou d'une pièce jointe.
Cliquez sur Associer afin de l'intégrer à la procédure de signature.
3/ Lancer la procédure de signature électronique
Pour lancer la procédure de signature électronique, cliquez sur le bouton Envoyer au client pour signature.
Lya vous propose 2 modes d'envoi :
- Par l'extranet client : un mail de notification est adressé à votre client afin qu'il se connecte à son espace assuré. Une fois connectée il aura la possibilité dans le détail de son projet de joindre les pièces justificatives réclamés et de signer électroniquement les documents.
- Par email : un mail est adressé à votre client qui contient le lien de signature électronique. Il devra cliquer sur ce lien afin d'accéder à l'espace YouSign et signer électroniquement les documents.
Choisissez le mode de notification puis cliquer sur Valider.
Par l'extranet client : une fois la procédure lancée, Lya vous permet de relancer votre client par l' espace assuré en cliquant sur Relancer le client ou de Générer de nouveau l'email avec le lien de signature dans l'hypothèse où vous souhaiteriez relancer le client ou que ce dernier a perdu le lien de signature.
Par email : une fois la procédure lancée, Lya vous permet de Générer de nouveau l'email avec le lien de signature dans l'hypothèse où vous souhaiteriez relancer le client ou que ce dernier a perdu le lien de signature. Cet email vous permet de réclamer les pièces justificatives à votre client.
Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Générer l'email. Un modèle d'email se télécharge automatiquement sur votre ordinateur. Vous pouvez le copier/coller dans votre système de messagerie afin de lui adresser.
Une fois la procédure lancée, les états des signataires et de la procédure se mettent à jour : "Signature en attente".
En tant que courtier, cliquant sur Signer vous avez la possibilité de signer directement les documents sur l'espace YouSign.
Vous pouvez également copier/coller le lien de signature sur la ligne de votre client dans le tableau des signataires afin de lui renvoyer.
4/ La signature des documents
a. Signature en tant que courtier.
En tant qu'utilisateur de Lya Courtage, via mon cabinet de courtage, je suis signataire des documents.
2 moyens d'obtention à la page de signature:
- Sur la page de la procédure de signature: bouton Signer
En cliquant sur Signer , vous êtes automatiquement dirigés vers la page de signature You Sign.
- Par le lien contenu dans l' aile réceptionné lors du lancement de la procédure: l'email est envoyé à l'adresse mentionnée dans les coordonnées du signataire. Il s'agit toujours de l'email de l'utilisateur connecté à Lya Courtage.
En cliquant sur Signer directement depuis la page du projet dans Lya Courtage ou sur Accéder aux documents depuis l'email, vous êtes automatiquement dirigés vers la page de signature You Sign.
La création d'un compte Yousign n'est pas nécessaire. Vous pouvez signer les documents après consultation et vérification de votre identité au moyen d'un code de sécurité envoyé sur votre mobile.
Ouverture de la page de signature Vous signez:
Vous visualisez à gauche la liste des documents à signer ainsi que les pièces jointes.
A droite, la totalité des documents s'affiche pour la relecture.
Afin de passer au document suivant, vous devez parcourir l'ensemble du document.
Afin de pouvoir signer, vous devez parcours l'ensemble du document.
Une fois le document parcouru, le bouton Signer se dégrise.
Vous pouvez visualiser en dernière page les encarts de signature.
Cliquez sur Signer. Un code de vérification va vous être adressé sur le téléphone mobile enregistré dans le profil de l'utilisateur Lya signataire de la procédure.
Renseignez le code puis cliquez sur Signer.
Si vous n'avez pas reçu le code, vous pouvez cliqué en dessous du champ afin que vous puissiez en recevoir un nouveau.
Une page de confirmation vous indique que votre signature a bien été prise en compte.
Dans la page du projet dans Lya Courtage l'état de la signature s'est mise à jour.
b. Signature des documents par votre client
La procédure de signature YouSign pour votre client est identique à la votre. Votre client doit cliquer sur le lien Accéder aux documents dans l'email qu'il a réceptionné lorsque vous avez lancé la signature de procédure ou cliquer depuis l'extranet client sur Signer électroniquement les documents.
Ecran Extranet Client :
Si votre client a perdu l'email contenant le lien, vous avez la possibilité de le copier/coller sur la ligne de votre client dans le tableau des signataires afin de lui renvoyer.
c. Que se passe-t-il lorsque votre client a signé?
L'état de la procédure et des signataires se met à jour dans la page de votre projet.
Vous pouvez télécharger le(s) document(s) signé(s) dans la page de consultation de la procédure. Si tous les signataires ont signé et que la procédure est en état Terminée.
Vous pouvez dès lors poursuivre votre projet en validant les pièces justificatives fournies par votre client afin de passer à l'étape suivante.
Toutes les procédures de signature restent consultables. (Pour plus de détails, rendez-vous sur l'article Comment consulter une procédure de signature électronique? )
A savoir: Un des signataires a la possibilité de refuser de signer les documents dans la procédure You Sign (Pour plus de détails, rendez-vous sur Comment refuser une procédure de signature électronique? )