Vous pouvez depuis le menu Outils > Imports, effectuer des imports de contacts en masse dans votre CRM via un fichier CSV. Avant l'import final, le système vous demandera de qualifier votre fichier.
Le process d'import se déroule en 4 étapes :
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Etape 1 : Charger un fichier csv depuis son ordinateur
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Etape 2 : Définir les colonnes d'import dans LYA
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Etape 3 : Contrôler et corriger les données chargées temporairement si besoin
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Etape 4 : Importer la liste de contacts dans LYA.
NB : Ce menu d'import est accessible uniquement aux administrateurs des cabinets. Un simple conseiller n'a pas accès à l'import en masse de contacts.
1/ Chargement du fichier au format CSV (UTF-8)
La 1ère étape consiste à charger un fichier csv dont la ligne 1 correspond aux en-têtes de colonne.
Au chargement du fichier, si le format est incorrect, il est indiqué : "Le format du fichier ne convient pas. Formats acceptés : csv, vnd.ms-excel."
Si le fichier est correct alors le bouton Importer le fichier est disponible. Au clic sur Importer le fichier, vous êtes dirigés automatiquement vers l'étape 2 "Définition des colonnes"'.
2/ Définition des colonnes
La 2ème étape consiste à définir la correspondance des colonnes du fichier csv pour réaliser l'import dans Lya.
Les colonnes du tableau sont les suivantes :
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Colonnes détectées : nom de la colonne détectée dans le fichier. Cela correspond à la liste de valeurs de la 1ère ligne du fichier importé.
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Exemple : donnée extraite de la 1ère ligne du fichier.
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Importer dans la colonne LYA : liste déroulante des champs d'imports pour créer un contact entreprise dans Lya. La liste contient les champs suivants :
- Numéro Siret
- Raison sociale
- Forme société
- Nombre de salariés
- Date de création
- Clôture bilan
- Adresse Entreprise
- Complément Adresse entreprise
- Code Postal
- Entreprise
- Ville entreprise
- Capital social
- Civilité Interlocuteur principal
- Nom Interlocuteur principal
- Prénom Interlocuteur principal
- Date Naissance Interlocuteur principal
- Téléphone Interlocuteur principal
- Mobile Interlocuteur principal
- Situation maritale Interlocuteur Principal
- Email Interlocuteur principal
- Mandat Interlocuteur principal
Le système détecte en automatique certaines valeurs. Il conviendra de vérifier que la valeur sélectionnée dans la liste déroulante correspond bien à la valeur de votre colonne. A défaut, vous pouvez sélectionner manuellement la bonne valeur dans la liste déroulante.
- Ignorer la colonne : case à cocher afin de ne pas intégrer les informations de la colonne dans Lya
Attention, pour importer un contact Entreprise dans Lya, il faut obligatoirement les données suivantes :
- Raison sociale
- SIRET
- Nom interlocuteur principal
- Prénom interlocuteur principal
Dans l'hypothèse où une de ces données manquent dans la valeur des colonnes alors le système vous indiquer que l'import ne peut pas être vérifié et le bouton contrôler l'import sera grisé.
Quand vos colonnes ont été sélectionnées, cliquez sur le bouton Contrôler l'import. Vous serez alors automatiquement dirigés vers l'étape 3 de contrôle et de correction des données.
3/ Contrôle et correction des données
L'étape 3 consiste à afficher toutes les données du fichier afin de les contrôler et de les corriger si besoin.
Sur chaque ligne, vous pouvez vérifier la donner et la modifier si besoin. Si un champ est incorrect, le système vous informe dans la colonne Commentaire quel champ est incorrect afin que vous puissiez le corriger.
Sur cet écran, vous pouvez également :
- Choisir de ne pas importer certains contacts en décochant la case "Importer".
- Personnaliser l'import en définissant pour vos contacts :
- leur type
- le conseiller
- le segment
- le canal d'acquisition
Toutefois, ces données sont facultatives et pourront être complétées individuellement après l'import sur la fiche client.
Une fois que toutes les données à importer sont corrects le bouton "Valider l'import" se dégrise.
Au clic sur Valider l'import, une jauge vous permet de suivre l'import de vos contacts. Vous pouvez toutefois quitter l'écran pendant l'import. Il vous sera alors envoyé une notification lorsque l'import sera terminé.
Retrouvez vos contacts importés dans le menu Contacts > Entreprises.