Contrôler et associer les lignes d'un bordereau aux contrats en portefeuille

Après avoir importer (manuellement ou automatiquement) un bordereau, la fonctionnalité de "Rapprochement" permet d'associer ses lignes de détail aux contrats présents en portefeuille.

Depuis la liste des bordereaux (menu "finances" accessible uniquement au administrateur), les bordereaux présentent un "état de contrôle" :

- A traiter : le bordereau n'a aucune ligne associées à un contrat. L'intégralité du contrôle reste à faire. 

- En cours : le contrôle a été fait au moins une première fois, toutefois, toutes les lignes du bordereau n'ont pas pas pu être associées à un contrat. De ce fait, le contrôle est "en cours".

- Valide : Toutes les lignes du bordereau on été traitées et toutes les lignes sont associées à un contrat du portefeuille.

 

Contrôle du bordereau

Après avoir ouvert un bordereau à l'état "A traiter" ou "En cours", le sous écran "A traiter" indique le nombre de lignes qu'il reste à traiter et leur détail : 

Au clic sur le bouton "Analyser le bordereau", une demande de confirmation permet à l'utilisateur de valider ou non le contrôle et lui indique que cette opération peut prendre quelques secondes si le bordereau contient beaucoup de lignes: 

Le traitement de l'analyse et de contrôle permet de rechercher dans les contrats en portefeuille lesquels correspondent aux lignes présentes dans le bordereaux. 
Le contrôle recherche les contrats intermédiés chez la compagnie relative au bordereau qui ont des caractéristiques qui correspondent au détail de la ligne (Numéro de contrat partenaire, numéro de client partenaire ...).

De plus, l'outil "apprend" des différents imports, ce qui lui permet d'associer une ligne de bordereau à un contrat si ses caractéristiques correspondent à des caractéristiques déjà importées par le passé.  

Ainsi, lorsque le contrôle a terminé son exécution, les lignes associées à un contrat sont basculées dans le sous écran "Résultat" avec un lien vers le client et le contrat auquel la ligne a été associée.

Association d'une ligne d'un bordereau à un client et un contrat

Si le contrôle ne parvient pas par lui même à associer une ligne d'un bordereau à un contrat en portefeuille (parce que le client et/ou le contrat n'ont pas été saisi dans le CRM ou que les informations entre le bordereau et le CRM divergent), l'utilisateur à la possibilité d'associer manuellement la ligne.

 Pour ce faire, l'icone "associer à un contrat" (1) : permet d'associer la ligne à un client et son contrat :

Ainsi, dans la pop up, le "Nom Prénom" du client qui a pu être lu dans la ligne du bordereau est rappelé. Plusieurs solution s'offre au courtier :  

 - Rechercher le client dans ses clients présents dans le portefeuille, cliquer sur le nom (2)

=>  l'ensemble des personnes qui correspondent à ces noms / prénoms son proposées, choisir la "bonne" personne et cliquer sur OK (3) pour valider qu'il s'agit bien de cette personne.

- Créer une nouvelle personne : un particulier ou une entreprise (4). Dans ce cas, des formulaires de création d'un particulier ou d'une entreprise sont affichée : 

Pour un particulier:

 

Pour une entreprise : (formulaire pour l'entreprise et l'interlocuteur)

     

 

Une fois la personne (physique ou morale) identifiée, il faut associer la ligne du bordereau à un contrat de cette personne

Ainsi, la liste des contrats intermédiés de la même compagnie que le bordereau est proposés (1), ou s'il n'existe aucun contrat ou que le contrat n'est pas présent dans la liste, il y a la possibilité de saisir un contrat intermédié  par cette pop étape (2) :

Modifier l'association d'une ligne d'un bordereau

Lorsque le rapprochement a été fait par l'action de contrôle automatique ou manuellement par la pop up d'association, l'association d'une ligne de bordereau peut être modifier :

Cela ce fait par les mêmes écrans que l'association d'une ligne (paragraphe ci-dessus).

Visualisation des lignes de bordereau dans une fiche contrat

Une fois une ligne de bordereau associée à un contrat, cette dernière est affichée et présente dans la fiche du contrat dans le menu Commissionnement (1) (affiché si et seulement si il y a au moins une ligne de bordereau rattaché à ce contrat) : 

Un petit "oeil" sur chaque ligne permet d'ouvrir le bordereau dans lequel la ligne est présente.