Lya vous permet d'effectuer des communications de masse. Vous pouvez depuis le menu Outils > Documents, envoyer un document à signer électroniquement à des listes de contacts.
NB : Seul un administrateur dans Lya peut envoyer des procédures de signature électronique en masse.
Pour envoyer un procédure de signature électronique à une liste de contacts, rendez-vous sur le menu Outils, onglet Documents > Signature en masse
1/ Sélectionner la liste
Vous devez sélectionner la liste de contacts à laquelle l'emailing va être envoyé.
Cliquez sur Liste de diffusion.
Les listes disponibles s'affichent.
Sélectionnez la liste souhaitée.
- A la sélection de la liste, un message d'alerte peut apparaitre si un ou plusieurs membres de la liste n'ont pas d'adresse mail renseigné dans leur fiche. Vous pouvez cliquer sur En savoir plus pour consulter le ou les contacts concernés et mettre à jour l'information.
- A la sélection de la liste, un icône œil apparait. Cet icône vous permet de visualiser les membres de la liste dans un nouvel onglet sur votre navigateur.
2/ Renseigner le nom de la procédure
Renseignez le nom de la procédure : champ texte libre.
3/ Joindre un document
Vous devez ajouter le ou les documents à signer ainsi que des pièces jointes en cliquant sur Ajouter un document (seul le format PDF est accepté).
4/ Paramètres de la procédure
Vous devez saisir une date de fin et une fréquence de relance automatique en jours.
5/ Envoi de la procédure en masse
Votre procédure de signature est prête. Vous pouvez l'envoyer en cliquant sur le bouton Envoyer.
Au clic sur Envoyer, une barre de chargement vous indique l'état d'avancement de l'envoi. Plus la liste de contacts est grandes plus l'envoi sera long. Vous pouvez cependant sortir de la page Emailing et poursuivre votre travail dans votre CRM.
Vous réceptionnerez une notification dès lors que l'envoi de la procédure sera terminé.
6/ Traçabilité de l'envoi de l'emailing
- Vous retrouvez toutes les procédures de signature effectuées dans le menu Communication > Communication de masse, Historique des campagnes.
- Vous retrouvez tous les emailing formulaires web créés lors de cet envoi de masse dans le menu Outils > Documents > Suivi des procédures et visualiser le détail d'une procédure en cliquant sur le ligne de la procédure souhaitée.
- La procédure est également tracée dans la fiche du client concernée.
