Projet Santé Prévoyance Collective (Article en cours de mise à jour)

Lya Courtage vous permet de faire des projets Santé Prévoyance Collective pour vos prospects / clients.

Vous trouverez dans cet article toutes notions générales sur l'utilisation des projets Santé Prévoyance Collective.

Choisir un projet Santé Prévoyance Collective

Dans la fiche Entreprise : cliquez sur "Projet" puis "Ajouter un projet" 

Puis sélectionnez "Complémentaire santé salariés" ainsi que l'interlocuteur du projet, côté entreprise. 

A noter :

• Un projet se déroule en 4 temps : Infos et Besoins - Proposition - Souscription et Terminé. Vous pouvez vous repérer dans l'avancement de votre projet grâce à la barre d'avancement qui vous permet aussi de naviguer plus rapidement entre les différentes étapes.

• A chaque étape, une phrase d'explication placée sous le titre vous donne des précisions sur l'objectif des données à renseigner.
• Pour chaque étape, quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. Pour vous aider à identifier les informations manquantes qui vous empêchent de passer à l'étape suivante, la cellule concernée par ce manque d'information est encadrée en rouge et un point d'exclamation apparait en haut à droite de la section où se trouve l'erreur.

Infos & Besoins - Entreprise

Cette étape consiste à remplir les informations relatives à l’entreprise de votre prospect nécessaires pour réaliser un devis :

• L'identité juridique :
  • Raison sociale
  • Entreprise en création : oui / non
  • SIRET
  • Adresse
  • Statut juridique

• L'activité principale : Activité principale - Code NAF

  • Statut professionnel
  • Régime de sécurité sociale

• La convention collective : 

  • L'IDCC et la Convention Collective
  • Des informations concernant cette convention
• Note : zone de saisie pour renseigner des infos sur l'entreprise dans le cadre du projet. 

A noter : Lya est connecté à société.com et pappers.fr, une partie des infos de l'entreprise sont récupérées et déjà renseignées dans cet écran.

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant".

Infos & Besoins - Démographie

Cette étape consiste à compléter la démographie de l'entreprise.

Vous pouvez choisir :

• Soit de renseigner le détail de la démographie sur les salariés en cliquant sur "Renseigner le détail" et
• Soit vous contenter des données obligatoires pour éditer un devis en cliquant sur "Je n'ai pas le détail" (par collège, régime de sécurité sociale, âge moyen, nombre de salariés, répartition, incapacité/invalidité, masse salariale). 

Vous pouvez choisir de renseigner la démographie détaillée : 

• En renseignant manuellement les informations démographiques sur les salariés, leurs conjoints et leurs enfants, s'ils souhaitent les assurer.
• En utilisant un fichier Excel que l'entreprise pour laquelle vous faites le devis renseignera en mettant les informations démographiques sur les salariés, leurs conjoints et leurs enfant, s'ils souhaitent les assurer. Pour cela, téléchargez le fichier Excel, envoyez-le à l'entreprise pour qu'il le remplisse. Une fois, que c'est fait : ré-importer le document dans Lya pour que les valeurs renseignées soient prises en compte. 

Pour ajouter un salarié manuellement (soit rechercher une personne déjà existante dans votre CRM, soit créer une nouvelle personne), il convient de renseigner :

• Cadre ou Non cadre

• Civilité

• Année de naissance (si la date de naissance est connue pour la personne, afficher l'année)

• Régime de sécurité sociale

• Salaire annuel brut

• Matricule (champ libre) : facultatif

• Situation matrimoniale

• Nb d'enfants à charge : par défaut = 0

• Date d'embauche : facultatif

• Incapacité / Invalidité : Oui ou non

Pour ajouter un fichier excel contenant le détail de la démographie, il convient de charger un fichier contenant les colonnes suivantes :

• Civilité (Monsieur ou Madame)

• Matricule (facultatif)

• Année de naissance

• Regime sécurité sociale

• Catégorie sociale (cadre / Non cadre)

• salaire annuel brut

• Nbre enfants à charge

• Situation matrimoniale

• Incapacité / invalidité (oui ou non)

• Date embauche (facultatif)

A l'import de ce fichier, vous pourrez depuis Lya contrôler les lignes du fichier à importer et les modifier si besoin. Lya vous assiste sur les erreurs rencontrées ou les colonnes manquantes.

Une fois le fichier téléchargé, le bloc Effectif détaillé s'affiche avec les colonnes complétées.

Infos & Besoins - Collèges

Cette étape consiste à choisir le ou les collège(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez réaliser le(s) devis et si vous souhaitez également effectuer une proposition sur un contrat Prévoyance Collective.

Si vous sélectionnez plusieurs collèges, le reste du parcours devra être renseigné sous forme d'onglet (ex: un onglet "Cadres" et un onglet "Non Cadres"). 

Si vous sélectionnez Oui pour la tarification de la Prévoyance Collective.

A partir de cet écran, le reste du parcours va se décliner à chaque étape par onglet. Un onglet sera à compléter par collègue et par type de risque à assurer.

Vous ne pourrez passer à l'étape suivante qu'après avoir complété les données obligatoires de chaque onglet.

Infos & Besoins - Origine du contrat

Renseignez ici si le contrat est une reprise à la concurrence. 

Infos & Besoins - Contrat actuel

Cette étape permet de saisir les informations sur le contrat actuel. Cela permettra de retrouver ce contrat dans le tableau de comparaison pour mettre en avant, auprès du prospect, les différences entre son produit actuel et les produits proposés.

Contrat Santé Collectif

Après avoir cliqué sur Oui à la saisie du contrat actuel, complétez :

• La compagnie (si la compagnie n'apparaît pas dans notre référentiel : merci de nous faire un mail à support@lyaprotect.com)
• Le produit (à noter que nous proposons une liste de produits dans notre référentiel, si le produit n'apparaît pas, vous pouvez le saisir à la main)
• Le gestionnaire
• La structure de cotisation 
• Les tarifs associés à la structure de cotisations
• La part prise en charge par l'employeur
• S'il y a des renforts de garantie / Surcomplémentaire

• La satisfaction niveau de remboursement

• La satisfaction de la qualité de gestion
• Les services spécifiques importants

 Vous pouvez noter d'autres informations sur la contrat actuel dans le bloc "Note".

Cliquez sur "Ajouter le contrat actuel" pour avoir la possibilité d'ajouter un document. Cela permettra de garder une trace sur l'information dont vous disposez pour établir le projet.

 

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Contrat Prévoyance Collective

Après avoir cliqué sur Oui à la saisie du contrat actuel, complétez :

• La compagnie (si la compagnie n'apparaît pas dans notre référentiel : merci de nous faire un mail à support@lyaprotect.com)
• Le produit (à noter que nous proposons une liste de produits dans notre référentiel, si le produit n'apparaît pas, vous pouvez le saisir à la main)
• Le gestionnaire
• La structure de cotisation 
• Les tarifs associés à la structure de cotisations
• La part prise en charge par l'employeur
• La satisfaction niveau de remboursement
• La satisfaction de la qualité de gestion

 Vous pouvez noter d'autres informations sur la contrat actuel dans le bloc "Note".

Cliquez sur "Ajouter le contrat actuel" pour avoir la possibilité d'ajouter un document. Cela permettra de garder une trace sur l'information dont vous disposez pour établir le projet.

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Infos & Besoins - Besoins

Cette étape consiste principalement à compléter le recueil des besoins qui apparaitra dans la Fiche d'Information et Conseil (FIC) éditée par Lya.

Pour compléter entièrement la FIC, il est nécessaire d'abord d'indiquer les éléments généraux pour une Santé Collectif :

• La date de début d'effet souhaitée
• Le régime de sécurité sociale des salariés
• Le type de couverture souhaitée (conforme ou non à la CCN) 
• La structure de cotisation souhaitée 
• La prise en charge employeur
• Si l’entreprise souhaite obtenir des propositions sur d’autres structures 
• Si l’entreprise souhaite rendre facultative l'affiliation des ayants-droits 
• Si l’entreprise souhaite que les salariés puissent souscrire des garanties optionnelles à titre individuel

Vous pouvez renseigner d'autres types de besoins dans l'encart "Notes" prévu à cet effet.

Si vous avez sélectionné la tarification pour une Prévoyance Collective, il convient de renseigner les besoins pour chaque collège également :

• La date de début d'effet souhaitée
• Le type de couverture souhaitée (conforme ou non à la CCN)
• Si l'entreprise a un budget précis et si oui le montant de ce budget
• Prise en charge employeur en %

Vous pouvez renseigner d'autres types de besoins dans l'encart "Notes" prévu à cet effet.

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Cette étape marque la fin de la phase de récolte des besoins et du cahier des charges. Nous pouvons maintenant passer à la phase de constitution de la proposition.

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis manuel

Pour réaliser un devis manuel en Santé collective, vous devez renseigner :

- L'assureur

- Le non du Produit 

- L'intitulé du devis

- Le numéro du devis 

- La formule 

Pour rappel : pour certains produits Lya a paramétré les garanties, si vous les sélectionnez lors d'un devis manuel, toutes les garanties seront affichées dans le tableaux de comparaison. Pour connaitre les produits Santé collective paramétrés dans Lya, merci de vous référer à la liste des produits dans l'onglet "Produit", onglet "Santé collective" :

Puis, ajoutez la ou les assiettes de cotisation que vous souhaitez faire apparaitre sur le devis manuel : vous avez le choix entre plusieurs valeurs (Salarié seul, Salarié / Conjoint / Enfant, ...).

Enfin, renseignez le niveau de couverture pour donner une vue générale des garanties à votre devis manuel. 

Une fois que vous avez réalisez un devis manuel, vous pouvez :

- Soit cliquer sur "Ajouter un devis" et rajouter un ou plusieurs autres devis manuels, 

- Soit sélectionner le devis et cliquer sur "Suivant" pour aller à l'étape de comparaison des garanties. 

Il convient de renseigner pour chaque collège et chaque typologie (Santé et Prévoyance) les devis souhaités.

Afin de pouvoir passer à l'étape suivante, vous devez dans chacun des onglets, sélectionner les devis que vous souhaitez comparer.

Proposition - Comparaison des garanties

Dans cette étape, visualisez et comparez les garanties des devis sélectionnés et du contrat actuel du prospect, si vous en avez sélectionné un. 

Vous pouvez aussi vérifier que les garanties des devis proposés sont conformes au minimum légal exigé par la CCN en les comparant à ceux affichés dans la colonne "CCN"'.

Si vous ne voulez pas afficher le contact actuel ou le minimum légal de la CCN, il vous suffit de désactiver leur affichage à l'aide des boutons en haut à droite de l'écran. 

Vous pouvez surligner les garanties importantes pour votre prospect à l'aide du drapeau à gauche du libellé de la garantie en question.

Vous pouvez cacher certaines garanties pour faciliter la lisibilité du tableau de comparaison. 

Toutes garanties surlignées ou cachées le seront dans l'éditique "Tableau de comparaison", téléchargeable à l'étape suivante. 

A noter : pour éviter de surcharger l'écran, certaines garanties ont été cachées par défaut, vous pouvez les afficher en cliquant sur le bouton "Afficher une clause". Un encart, s'affiche alors : sélectionnez la garantie cachée que vous souhaitez faire apparaitre. C'est aussi dans cet encart, que vous avez la possibilité de créer une clause manuellement (qui n'existe pas dans le Référentiel Lya).

Proposition - Comparaison du budget

A cette étape, pour chacun des collèges sélectionnés, vous avez accès à une synthèse de la démographie, à une comparaison des tarifs et du budget total indicatif.

Il s'agit d'un budget santé prévisionnel donné à titre indicatif, qui se base sur une estimation du collège. Pour rappel : seuls les taux (exprimés en pourcentage du PASS) permettent, avec la démographie du collège à assurer, de déterminer un budget santé exact.

Pour une prévoyance collective, le budget sera comparé par tranche de salaire.

Si vous souhaitez ajouter une personne à la démographie détaillée, vous pouvez le faire en complétant directement la démographie depuis cet écran via un fichier excel.

En fin d'écran, vous devez sélectionner l'assiette de cotisation définitive que vous souhaitez présenter à votre client dans la proposition.

Proposition - Rédaction de la proposition

Dans cette étape, vous pouvez rédiger les conseils et avertissements qui seront intégrés automatiquement à la Fiche Information et Conseil. 

La proposition pour chaque collège et chaque type de risque doit être complété. Vous retrouvez ici encore tous les onglets correspondants.

A noter que vous pouvez créer et enregistrer une bibliothèque de modèles de conseils et d'avertissements directement dans les Paramètres de votre profil en cliquant ici.

La section Documents vous permet d'intégrer à votre proposition les documents projet automatiquement générés par Lya soit :

• Fiche Information et Conseil
• Tableau de comparaison
• Fiche cabinet (informations légales et règlementaires du cabinet)

Vous pouvez également choisir d'intégrer vos propres documents à la proposition en cliquant sur Ajouter un document. 

La section Devis sélectionnés vous permet de visualiser les documents des devis concernés par l'envoi.

Cliquez sur Enregistrer puis Valider afin de passer à l'étape suivante.

Souscription - Modalité d'envoi des devis 

Cette étape vous permet de partager la proposition avec votre client via la Messagerie : en cliquant sur Générer Mail Client. Un modèle d'email avec les documents associés s'ouvre. Vous pouvez le compléter/modifier et l'adresser à votre client.

Souscription - Choix du client 

Attention : A partir de cette étape, chaque projet (par collège et par typologie) doit être finalisé indépendamment. Vous retrouvez les projets associés en haut à droite. Au clic sur ce bouton, une fenêtre s'ouvre avec la liste des projets associés.

Vous accédez au projet en un clic sur la ligne du projet souhaité.

Pour valider le choix du client, il convient de cliquer sur Accepter puis de cliquer sur Choisir sur la ligne du devis choisi.

Au clic sur Choisir, une fenêtre s'ouvre afin de compléter des informations spécifiques à savoir : 

Pour un projet Santé Collectif : 

• Date d'effet du contrat
• Taux participation Employeur (par assiette de cotisation)

Pour un projet Prévoyance collective : 

• Date d'effet du contrat
• Taux participation Employeur (par tranche)

Souscription - Devoir de conseil et pièces justificatives

Cette étape vous permet de choisir d'adapter les actions à mener lors de la fin de parcours. Vous pouvez choisir : 

• A l'aide de quel document réaliser votre Devoir de conseil. 
• De faire signer par le client votre Devoir de conseil soit manuellement soit de manière électronique en envoyant les documents souhaités sur l'Extranet client ou par e-mail pour que le prospect les signe électroniquement via notre prestataire Yousign.
  Pour savoir comment signer électroniquement les documents de votre projet, merci de vous reporter à ce FAQ : https://aide.lyaprotect.com/centredaide/comment-faire-signer-%C3%A9lectroniquement-les-documents-au-cours-dun-projet
• De collecter ou non les Pièces Justificatives via Lya pour compléter le dossier d'adhésion. 

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents compagnie et de ne pas collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" ne s'affiche pas et vous allez directement à l'étape "Envoyer Email à la compagnie". 

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents Lya / Cabinet ou de collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" s'affiche partiellement en fonction de l'action choisie.

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents Lya / Cabinet et de collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" s'affiche dans sa totalité. 

Souscription - Complétude du dossier

Cet écran s'affiche dans sa totalité, en partie ou pas tout en fonction des choix effectués dans l'étape précédente.  

Dans cette étape, vous pouvez :

• Pièces Justificatives : enregistrer/ajouter/modifier/Supprimer des pièces justificatives à recueillir auprès du client
• Documents à signer : enregistrer/ajouter/modifier supprimer des documents à signer par le client
• Envoi du dossier : envoyer le dossier au client via l'Extranet client ou par e-mail pour collecter les Pièces Justificatives et / ou faire signer les documents du Devoir de conseil. 

Souscription - Génération de la D.U.E

Cette étape vous permet d'importer une DUE et d'en renseigner les principales informations.

Au clic sur Télécharger la D.U.E, un modèle de document word se charge sur votre poste. Elle est pré-alimentée avec certains champs. Vous pouvez la modifier comme vous le souhaitez.

Au clic sur Générer mail, vous avez la possibilité de copier/coller un modèle de mail contenant un lien de téléchargement de la D.U.E pour votre client.

Souscription - Envoyer un Email à la compagnie 

Dans cette étape :

Vous décidez d'envoyer e-mail à la compagnie avec les documents : pour cela, cliquez sur "Générer mail compagnie", copier-coller le et envoyez le au service de gestion pour qu'ils enregistrent l'affaire. Vous pouvez enregistrer la date d'envoi à la compagnie pour tracer l'échange. 

Souscription - Validation compagnie

Enregistrez la date de validation du projet par la compagnie ainsi que le numéro de contrat associé au projet.

Vous pouvez également importer les documents contractuels de la compagnie à cette étape ainsi de les envoyer par email au client pour signature.

Souscription - Envoi au client des documents d'adhésion

Sélectionner la date d'envoi des documents au client.

Souscription - Finalisation du dossier

Sélectionner la date de réception des documents signés puis cliquez sur Finaliser le projet.

Cette étape marque la fin d'un projet.

Votre projet est désormais transformé en Contrat disponible dans l'onglet Portefeuille.

A noter que pour des raisons règlementaires, vous conservez l'historique de chaque projet afin de pouvoir visualiser toutes les étapes réalisées ainsi que les documents associés.