Vous pouvez désormais connecter votre boite de réception à Lya et effectuer différentes actions telles que : envoyer et recevoir vos emails directement depuis Lya, associer les emails aux fiches clients, projets, contrats, sinistres, etc...
1. Affichage des boites de réception mails dans Lya
Dans le menu Mails de la barre de navigation latérale de gauche, vous retrouvez les boites de réception que vous avez connectées sur Lya.
Pour chaque boite de réception, la synchronisation des emails se fait sur maximum 90 jours. Aussi, vous ne verrez sur Lya que les mails datant de moins de 3 mois depuis la date de première synchronisation.
Chaque boite de réception est composée de 3 onglets :
- les emails reçus : emails que vous avez réceptionné dans votre boite de réception.
- les emails envoyés : emails que vous avez envoyé depuis votre boite de réception externe ou depuis Lya (via l'action Ecrire un mail).
- les emails traités : emails que vous avez classé dans vos fiches Contact, Projet et Contrat.
Au survol de la ligne d'un email, vous pouvez effectuer les actions suivantes : Répondre / Répondre à tous / Transférer / Classer / Marquer comme lu ou non lu / Supprimer.
2. Consulter un mail
Pour consulter le détail d'un email il vous suffit de cliquer sur la ligne de l'email que vous souhaiter consulter.
L'email s'affiche dans son intégralité. Pour revenir à la liste des mails, cliquer sur le bouton "Retour aux mails".
Depuis cette visualisation intégrale du mail, vous avez également accès aux actions suivantes : Répondre / Répondre à tous / Transférer / Classer / Marquer comme lu ou non lu / Supprimer.
3. Classer un mail
Pour classer un email il vous suffit de passer la souris sur la ligne de l'email que vous souhaiter classer et de cliquer sur l'icône ou depuis la consultation d'un mail, cliquer sur le bouton Classer.
1. Au clic sur Classer, une fenêtre s'ouvre vous permettant de :
- Rechercher votre contact en saisissant son Nom et son prénom ou sa raison sociale,
- Cliquez sur un des contacts suggérés s'il s'agit du contact dans lequel vous souhaitez classer l'email. Le ou les contacts suggérés par rapport à l'adresse mail d'expédition ou de destination du mail.
2. Une fois le contact sélectionné, cliquer sur suivant.
Le système vous propose de classer le mail :
- Soit dans la fiche du contact
- Soit dans une fiche projet
- Soit dans une fiche contrat
-
- Pour classer un mail dans la fiche Contact, sélectionner Non et cliquer sur Classer.
Votre mail est classé dans la fiche du Contact automatiquement.
-
- Pour classer un mail dans une fiche Projet, cliquer sur le bouton Projet puis dans la liste des projets, sélectionner le projet souhaité et cliquer sur Classer.
Votre mail est classé dans la fiche Projet automatiquement.
-
- Pour classer un mail dans une fiche Contrat, cliquer sur le bouton Contrat puis dans la liste des contrats, sélectionner le contrat souhaité et cliquer sur Classer.
Votre mail est classé dans la fiche Contrat automatiquement.
Votre mail est classé dans la fiche Contrat automatiquement.
Pour savoir comment visualiser vos mails dans une fiche, consulter l'article suivant : https://aide.lyaprotect.com/centredaide/comment-visualiser-les-emails-dans-une-fiche-client
-
- Pour classer un mail dans une fiche Sinistre, cliquer sur le bouton Sinistre puis dans la liste des contrats, sélectionner le contrat souhaité et cliquer sur Classer.
Votre mail est classé dans la fiche Sinistre automatiquement.
Pour savoir comment visualiser vos mails dans une fiche Sinistre, consulter l'article suivant : https://aide.lyaprotect.com/centredaide/comment-visualiser-les-emails-dans-une-fiche-client
3. Les emails classés sont automatiquement transférés dans l'onglet Mails traités. Vous pouvez à tout moment les retrouver et les classer dans d'autres fiches si besoin.
Sur votre boite de réception externe, vous retrouvez les emails traités dans un dossier nommé Archive Lya. Nous ne supprimons aucun mail de votre boite de réception.
4. Ecrire un mail
Depuis le menu Mail, vous pouvez rédiger un mail et envoyé un mail.
L'écran affiche un mail à compléter. Vous pouvez :
- Expéditeur : Sélectionner la boite de réception connectée depuis laquelle vous souhaitez envoyer votre mail.
- Destinataires : Renseignez la ou les adresses mail de votre ou vos destinataires principaux.
- Cc : Renseignez la ou les adresses mail de votre ou vos destinataires en copie.
- Cci : Renseignez la ou les adresses mail de votre ou vos destinataires en copie cachée.
- Objet : objet de votre mail.
- Contenu : Contenu de votre mail.
- Pièce jointe : ajouter une pièce jointe.
- Signature : par défaut compléter avec vos données cabinet. Vous pouvez la modifier.
- Cliquer sur le bouton Envoyer pour envoyer votre email. L'email Envoyé est automatiquement classé dans l'onglet Mails envoyés de la boite de réception depuis laquelle il a été envoyé.
- Vous pouvez également le classer dans une fiche si besoin en suivant la procédure décrite ci-dessus.
5. Marquer un mail comme lu ou comme non lu
Pour marquer un mail comme Lu ou Non lu, il vous suffit de passer la souris sur la ligne du mail souhaité et de cliquer sur l'icône correspondant (enveloppe fermée ou enveloppe ouverte) ou depuis la consultation d'un mail, cliquer sur le bouton Marquer comme Lu ou Comme Non lu selon l'état de votre mail.
6. Supprimer un mail
Pour supprimer un mail il vous suffit de passer la souris sur la ligne du mail souhaité et de cliquer sur l'icône Poubelle ou depuis la consultation d'un mail, cliquer sur le bouton Supprimer.
7. Effectuer des actions de masse
Pour effectuer des actions de masse sur vos emails, il vous suffit de sélectionner plusieurs emails via la coche à gauche.
A la sélection, les actions disponibles en masse s'affichent : Classer / Marquer comme Lu ou Non Lu / Supprimer.
Cliquer sur l'action souhaitée pour la réaliser.
8. Répondre/Répondre à tous
Vous pouvez répondre à un email depuis votre compte de messagerie.
Pour ce faire, depuis le survol du mail ou depuis son détail cliquer sur l'un des icônes suivants :
Une fenêtre s'ouvre vous permettant de saisir votre réponse. Certains champs seront par défaut déjà complétés comme le ou les Destinataires, l'objet, la signature.
Il vous faudra compléter les champs manquants si nécessaire puis cliquer sur Envoyer.
9. Transférer
Vous pouvez transférer un email depuis votre compte de messagerie.
Pour ce faire, depuis le survol du mail ou depuis son détail cliquer sur l'icône 
Une fenêtre s'ouvre vous permettant de saisir votre transfert. Certains champs seront par défaut déjà complétés comme l'objet, le contenu du mail transféré, la signature.
Il vous faudra compléter les champs manquants puis cliquer sur Envoyer.
