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Projet Santé Expatriés

Lya Courtage vous permet de faire des projets Santé TNS pour vos prospects / clients.

Lya Courtage vous permet de faire des projets Santé Expatriés pour vos prospects / clients.

Vous trouverez dans cet article toutes notions générales sur l'utilisation des projets dans Lya Protect.

Choisir un projet Santé Expatriés

A noter :

  • Un projet se déroule en 4 temps : Infos et Besoins - Proposition - Souscription et Terminé. Vous pouvez vous repérer dans l'avancement de votre projet grâce à la barre d'avancement qui vous permet aussi de naviguer plus rapidement entre les différentes étapes.

  • A chaque étape, une phrase d'explication placée sous le titre vous donne des précisions sur l'objectif des données à renseigner.
  • Pour chaque étape, quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. Pour vous aider à identifier les informations manquantes qui vous empêchent de passer à l'étape suivante, la cellule concernée par ce manque d'information est encadrée en rouge et un point d'exclamation apparait en haut à droite de la section où se trouve l'erreur.


A noter qu'à tout moment vous pouvez notifier que le projet a été refusé par le prospect en utilisant le bouton "Refuser" qui se trouve dans les "Actions rapides" du header :

Infos & Besoins - Profil prospect

  • Hospitalisation

Montant maximum par an

Minimal : Maximum 500 000 € / an

Elémentaire : Maximum 1 000 000 € / an

Confort : Maximum 1 500 000 € / an

Optimal : Supérieur à 1 500 000 € / an

  • Chambre particulière

Minimal : Jusqu’à 50 € / jour

Elémentaire : Jusqu’à 100 € / jour

Confort : Jusqu’à 150 € / jour

Optimal : Supérieur à 150 € / jour

  • Soins Courants

Honoraires Médecins généralistes et Spécialistes

Minimal : Jusqu’à 50 € / visite

Elémentaire : Jusqu’à 100 € / visite

Confort : Jusqu’à 150 € /visite

Optimal : Supérieur à 150 € / visite

  • Médecines douces

Médecines naturelles : ostéopathe, homéopathe, acupuncteur...

Minimal : Maximum500 € / an

Elémentaire : Maximum 1000 € / an

Confort : Maximum 1500 € / an

Optimal : Supérieur à 1500 € / an

  • Options

Maternité: OUI/NON + info bulle "Exclusion dans les contrats de toute grossesse en cours."

Dentaire : OUI/NON

Optique : OUI/NON

Aides auditives : OUI/NON

Assistance / Rapatriement : OUI/NON

Responsabilité civile : OUI/NON

Autres besoins

  • Notes : champ texte libre

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Infos & Besoins - Collecte des informations préalables

Cette étape permet de saisir les informations sur le contrat actuel. Cela permettra de retrouver ce contrat dans le tableau de comparaison pour mettre en avant auprès du prospect les différences entre son produit actuel et les produits proposés.

Après avoir validé la saisie du contrat, complétez :

  • la compagnie (Si la compagnie n'apparaît pas dans notre référentiel : merci de nous faire un mail à support@lyaprotect.com)
  • le produit (à noter que nous proposons une liste de produits dans notre référentiel, si le produit n'apparaît pas, vous pouvez le saisir à la main)
  • la prime TTC exprimée mensuellement

Vous pouvez ensuite ajouter des documents en indiquant le type et éventuellement un commentaire. Cela permettra de garder une trace sur l'information dont vous disposez pour établir le projet.

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Cette étape marque la fin de la phase de récolte des besoins et du cahier des charges. Nous pouvons maintenant passer à la phase de constitution de la proposition.

Dans cette étape vous pouvez anticiper la collecte de pièces justificatives à ce moment là en répondant "oui" à a question "Souhaitez-vous récolter des pièces justificatives avant de procéder à la saisie de vos devis ?".

Vous pouvez aussi télécharger le récapitulatif des besoins du clients en cliquant sur "Récap Besoins" pour préparer votre argumentaire commercial. 

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique - Choix produit 

Cette étape consiste à choisir le ou les produits pour lesquels vous souhaitez que les robots Lya fassent les devis en automatique. Pour vous aider dans le choix des produits à deviser, vous pouvez consulter les descriptions en dépliant la carte (clique sur le chevron en bas de l'encart du produit) :

Pour sélectionner les produits pour lesquels vous souhaitez que les robots Lya fassent les devis en automatique, il vous suffit de cocher les produits sélectionnés et de cliquer sur Suivant.

Il est à noter que si vous possédez plusieurs sous-codes pour une compagnie, vous devez choisir le sous-code sous lequel faire le devis.

Si les équipes Lya travaillent sur le développement des robots pour un produit, il est indiqué "Produit en court de maintenance".

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique - Paramétrage des devis

Cet écran prépare le travail des robots Lya en leur indiquant quels paramètres produit sélectionner dans l'extranet compagnie.

Pour chaque devis, il est nécessaire de compléter les champs spécifiques à chaque produit (une bulle d'information est disponible en cliquant sur l'icône "i")

Les 4 garanties principales du paramétrage sélectionné s'affichent pour vous donner une idée du positionnement du devis en terme de couverture.

/!\ Les champs où un panneau d'alerte apparait sont des champs où il faut respecter la règle de gestion détaillée dans l'encadré pour que les robots fonctionnent. 

Vous pouvez télécharger la synthèse de garanties du produit en cliquant sur l'icone PDF pour voir le tableau de garanties et vous aider à choisir quel(s) niveau(x) / option(s) sélectionner.

Pour chaque devis, vous pouvez :
- le renommer pour vous souvenir des options sélectionnées
- le supprimer
- le dupliquer pour modifier les niveaux ou les options
- consulter les synthèses des garanties en cliquant sur l'icône PDF pour vous rappeler les garanties de tel ou tel niveau du produit en question

Il est également possible d'ajouter un devis en ajoutant un produit en cliquant sur "Ajouter un devis".

Quand tous les champs de tous les devis sont complétés, vous pouvez passer à l'étape suivante en cliquant sur "Lancer la tarification". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "lancer la tarification" reste grisé. Une fois que vous cliquez sur ce bouton un message d'alerte s'affiche pour s'assurer que ce sont ces devis automatiques que vous souhaitez lancer.

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique Réalisation des devis

Cette étape vous permet de voir les avancées des robots pour chaque devis. Cela prend 2 à 5 min suivant le nombre de devis et l'heure de la journée.

Une notification apparaît quand les devis sont finalisés et si vous êtes restés sur cet écran, vous passerez automatiquement à l'étape d'après quand les robots auront fini de travailler.

Si vous n'avez pas de réponse des robots ou si vous souhaitez modifier quelque chose, il est nécessaire de cliquer sur le lien "cliquer ici" en violet.

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique Sélection des devis

Cet écran est central pour la constitution des projets.

Vous retrouvez l'ensemble des devis effectués par les robots classés par ordre croissant du tarif.

Pour chaque devis :

  • Le logo de la compagnie rattachée au produit
  • Le nom du produit
  • L'intitulé du devis : cela vous permet de mettre un nom évocateur pour votre client et vous
  • L'état du devis (Prêt avec étiquette verte ou Echoué avec étiquette rouge)
  • Le numéro de devis créé sur l'extranet de la compagnie
  • Le prix TTC par mois
  • La formule que vous avez sélectionnée
  • La notation des 4 postes de soins principaux (Limitations, Hospitalisation/Soins courants, Postes de soins, Assistance/Rapatriement) est réalisée sur une échelle de 1 à 4. Les notes représentent le niveau de remboursement de la garantie la plus courante pour chaque poste de soins.

Documents

Pour chaque devis automatisé, vous pouvez récupérer les documents des compagnies (Fiche descriptive produit (Fiche Ipid), Devis, Conditions générales) en cliquant sur Actions > Voir documents.

Vous pouvez également ajouter des documents Actions > Voir documents > Ajouter un document.

Infos Robots

Il est important de consulter les informations données par les robots. Cela vous permet par exemple de savoir pourquoi un devis a échoué ou encore quelles informations le robot a saisi quand il n'a pas trouvé de correspondance entre vos choix et le formulaire de la compagnie.

Suppression / Modification

Vous pouvez à travers les actions supprimer un devis ou modifier son intitulé.

 

Une fois que vous avez choisi les devis qui correspondent aux besoins de votre client, vous pouvez

- Soit cliquer sur "Ajouter un devis" et rajouter un ou plusieurs devis automatiques ou manuels en plus de ceux déjà réalisés. Cela peut être utile si vous vous rendez compte que vous avez oublié de lancer les robots sur un produit ou si vous avez oublié de sélectionner une option lors d'un devis automatique, par exemple. 

- Soit cliquer sur "Suivant" pour aller à l'étape de comparaison des garanties. 

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis manuel

Pourquoi ajouter un devis manuellement ?

Il peut y avoir plusieurs raisons d'ajouter un devis manuel :

  • Les robots ne sont pas disponibles sur la compagnie
  • Les robots ne sont pas disponibles sur le produit
  • Vous avez modifié le devis directement sur l'extranet de la compagnie et vous souhaitez proposer ce devis

Revenons sur ce dernier cas !

Les robots Lya savent saisir des formulaires et récupérer les devis. En revanche, ils ne savent pas et ne sont pas autorisés à mettre à jour les données si vous modifiez directement sur l'extranet de la compagnie le devis. C'est important de penser à recharger manuellement les devis et les informations du devis (Formule, prix, commissions).

Il est à noter que l'utilisation des devis manuels permet d'utiliser notre processus de souscription avec :

  • la génération du recueil de besoin
  • l'utilisation de l'espace assuré pour présenter les devis ou l'envoi du formulaire de demande d'adhésion
  • le contrôle des pièces et signature
  • le stockage propre de tout le processus de souscription

Pour rappel : pour certains produits Lya a paramétré les garanties, si vous les sélectionnez lors d'un devis manuel, seules les garanties seront affichées dans le tableaux de comparaison. Pour connaitre les produits Santé Expatriés paramétrés dans Lya, merci de vous référer à l'article :

https://aide.lyaprotect.com/centredaide/formulaire-de-demande-dadhésion

Une fois que vous avez choisi les devis qui correspondent aux besoins de votre client, vous pouvez

- Soit cliquer sur "Ajouter un devis" et rajouter un ou plusieurs devis automatiques ou manuels en plus de ceux déjà réalisés.

- Soit cliquer sur "Suivant" pour aller à l'étape de comparaison des garanties. 

Proposition - Comparaison des garanties

Dans cette étape, visualisez et comparez les garanties des devis sélectionnés et du contrat actuel du prospect, si vous en avez sélectionné un. 

Vous pouvez surligner les garanties importantes pour votre prospect à l'aide du drapeau à gauche du libellé de la garantie en question.

Vous pouvez cacher certaines garanties pour faciliter la lisibilité du tableau de comparaison. 

Toutes garanties surlignées ou cachées le seront dans l'éditique "Tableau de comparaison", téléchargeable à l'étape suivante. 

A noter : pour éviter de surcharger l'écran, certaines garanties ont été cachées par défaut, vous pouvez les afficher en cliquant sur le bouton "Afficher une clause". Un encart, s'affiche alors : sélectionnez la garantie cachée que vous souhaitez faire apparaitre. C'est aussi dans cet encart, que vous avez la possibilité de créer une clause manuellement (qui n'existe pas dans le Référentiel Lya).

Proposition - Rédaction de la proposition

Dans cette étape, vous pouvez rédiger les conseils, les avertissements, les conditions financières requises et les pièces justificatives demandées qui seront intégrés automatiquement à la Fiche Information et Conseil.

A noter que vous pouvez créer et enregistrer une bibliothèque de modèles de conseils et d'avertissements directement dans les Paramètres de votre profil en cliquant ici.

La section Documents vous permet d'intégrer à votre proposition les documents projet auto générés par Lya soit :

  • Fiche Information et Conseil
  • Tableau de comparaison
  • Fiche cabinet (informations légales et règlementaires du cabinet)

Vous pouvez également choisir d'intégrer vos propres documents à la proposition en cliquant sur Ajouter un document. 

La section Devis sélectionnés vous permet de visualiser les documents des devis concernés par l'envoi.

Cliquez sur Enregistrer afin de passer à l'étape suivante.

Souscription - Modalité d'envoi des devis 

Cette étape vous permet de partager la proposition avec votre client.

3 solutions :

  • Soit via l'Extranet client : en cliquant sur "Envoyer sur l'Extranet". Votre client sera invité à se connecter à l'application et retrouvera directement dans son onglet "Projet", le projet avec toutes les informations et documents associés.
  • Soit via la Messagerie : en cliquant sur Générer Mail Client. Un modèle d'email avec les documents associés s'ouvre. Vous pouvez le compléter/modifier et l'adresser à votre client.
  • Soit via un formulaire : en cliquant sur Envoyer, une fenêtre s'ouvre permettant soit de copier/coller le lien dans un mail depuis votre boite de messagerie, soit de cliquer sur Envoyer afin d'envoyer l'email automatique directement depuis Lya.

Une fois l'étude des devis et le choix effectué par le client, 3 possibilités :

  • Soit il vous notifie son choix via la l'Extranet client et celui s'enregistre directement dans le projet.
  • Soit vous saisissez son choix en sélectionnant "Accepté"/"Refusé" ainsi que le devis concerné. Puis "Choisir", le cas échéant. 
  • Soit il vous notifie son choix, vous envoie ses pièces justificatives et signe ses documents depuis le formulaire de demande d'adhésion et tout cela s'enregistre directement dans le projet.

Souscription - Devoir de conseil et Pièces Justificatives

Cette étape vous permet de choisir d'adapter les actions à mener lors de la fin de parcours. Vous pouvez choisir : 

  • A l'aide de quel document réaliser votre Devoir de conseil. 
  • De faire signer par le client votre Devoir de conseil soit manuellement soit de manière électronique en envoyant les documents souhaités sur l'Extranet client ou par e-mail pour que le prospect les signe électroniquement via notre prestataire Yousign.
    Pour savoir comment signer électroniquement les documents de votre projet, merci de vous reporter à ce FAQ : https://aide.lyaprotect.com/centredaide/comment-faire-signer-%C3%A9lectroniquement-les-documents-au-cours-dun-projet
  • De collecter ou non les Pièces Justificatives via Lya pour compléter le dossier d'adhésion. 

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents compagnie et de ne pas collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" ne s'affiche pas et vous allez directement à l'étape "Envoyer Email à la compagnie". 

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents Lya / Cabinet ou de collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" s'affiche partiellement en fonction de l'action choisie.

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents Lya / Cabinet et de collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" s'affiche dans sa totalité. 

A noter : Cette étape ne s'affiche pas si le prospect est passé par le formulaire de demande d'adhésion.

Souscription - Complétude du dossier

Cet écran s'affiche dans sa totalité, en partie ou pas tout en fonction des choix effectués dans l'étape précédente.  

Dans cette étape, vous pouvez :

  • Pièces Justificatives : enregistrer/ajouter/modifier/supprimer des pièces justificatives à recueillir auprès du client
  • Documents à signer : enregistrer/ajouter/modifier supprimer des documents à signer par le client
  • Envoi du dossier : envoyer le dossier au client via l'Extranet client ou par e-mail pour collecter les Pièces Justificatives et / ou faire signer les documents du Devoir de conseil

Souscription - Envoyer un Email à la compagnie 

Dans cette étape :

  • Soit vous décidez d'envoyer e-mail à la compagnie avec les documents : pour cela, cliquez sur "Générer mail compagnie", copier-coller le et envoyez le au service de gestion pour qu'ils enregistrent l'affaire. Vous pouvez enregistrer la date d'envoi à la compagnie pour tracer l'échange. 
  • Soit vous décidez de continuer l'adhésion en ligne sur l'extranet compagnie (si c'est possible) : dans ce cas, là une description du process vous est donnée. 

Souscription - Validation compagnie

Enregistrez la date de validation du projet par la compagnie ainsi que le numéro de contrat associé au projet.

Vous pouvez également importer les documents contractuels de la compagnie à cette étape afin de les envoyer par email au client pour signature.

Souscription - Finalisation du dossier

Sélectionner la date d'envoi au client.

Vous pouvez également cliquer sur Générer mail client afin de récupérer le template de mail d'envoi proposé par Lya.

Souscription - Transformation en contrat du projet

Cette étape est la dernière du parcours Projet.

Saisissez la date de réception des documents signés par le client.

Cliquez sur "Finaliser le projet" pour terminer.

Souscription - Projet Finalisé

Cette étape marque la fin d'un projet.

Votre projet est désormais transformé en Contrat disponible dans l'onglet Portefeuille.

A noter que pour des raisons règlementaires, vous conservez l'historique de chaque projet afin de pouvoir visualiser toutes les étapes réalisées ainsi que les documents associés.

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