Projet Santé TNS

Lya Courtage vous permet de faire des projets Santé TNS pour vos prospects / clients.

Lya Courtage vous permet de faire des projets Santé TNS pour vos prospects / clients.

Vous trouverez dans cet article toutes notions générales sur l'utilisation des projets dans Lya Protect.

Choisir un projet Santé TNS

A noter :

  • Un projet se déroule en 4 temps : Infos et Besoins - Proposition - Souscription et Terminé. Vous pouvez vous repérer dans l'avancement de votre projet grâce à la barre d'avancement qui vous permet aussi de naviguer plus rapidement entre les différentes étapes.

  • A chaque étape, une phrase d'explication placée sous le titre vous donne des précisions sur l'objectif des données à renseigner.
  • Pour chaque étape, quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. Pour vous aider à identifier les informations manquantes qui vous empêchent de passer à l'étape suivante, la cellule concernée par ce manque d'information est encadrée en rouge et un point d'exclamation apparait en haut à droite de la section où se trouve l'erreur.

A noter qu'à tout moment vous pouvez notifier que le projet a été refusé par le prospect en utilisant le bouton "Refuser" qui se trouve dans les "Actions rapides" du header :

 

Infos & Besoins - Profil prospect

Cette étape consiste à remplir les informations personnelles nécessaire à la réalisation d'un projet Santé Expatriés :

  • L'identité du prospect :
    • Nom et prénom
    • Situation matrimoniale
    • Date de naissance
    • Pays de nationalité
    • Adresse
    • Coordonnées
  • Les informations réglementaires (Personne politiquement exposée, lutte contre le blanchiment)
  • Les informations sur :
    • Statut professionnel
    • Régime de sécurité sociale
    • Un champ Note permettant de mettre des précisions sur la situation professionnelle (son métier exact par exemple)

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant".

Infos & Besoins - Besoins

Cette étape consiste principalement à compléter le recueil des besoins qui apparaitra dans la Fiche d'Information et Conseil (FIC) éditée par Lya

Pour compléter entièrement la FIC, il est nécessaire d'abord d'indiquer les éléments généraux :

  • Date de début d'effet souhaitée
  • Fractionnement paiement souhaité. Attention cette donnée est reprise en cas de devis automatique pour renseigner le devis pour certaines compagnies.
  • Budget mensuel max souhaité

Puis vous devez saisir les informations sur le séjour :

  • Pays de destination
  • Pays de connexion
  • Durée du séjour (en mois)
  • Ajouter une couverture aux Etats-Unis (oui/non)
  • Type de couverture

Ensuite, il convient de choisir les autres bénéficiaires que le prospect souhaite assurer sur son contrat :

  • Cochez la ou les personne(s) à assurer et indiquer le régime de ces personnes. Attention cette donnée est reprise en cas de devis automatique pour effectuer la tarification sur les extranets compagnies.

Pour renseigner les besoins santé, il convient d'indiquer le niveau d'exigence du prospect pour les principales garanties d'une complémentaire santé :

Hospitalisation en secteur conventionné - Honoraires médicaux et chirurgicaux DPTAM

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 150% BR

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 250% BR

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 350% BR

Optimal : Niveau de garantie supérieur à 350% BR

Hospitalisation en secteur conventionné - Chambre particulière

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 10€

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 50€

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 80€

Optimal : Niveau de garantie supérieur à 80€

Soins Courants - Honoraires médecins DPTAM

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 150% BR

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 250% BR

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 350% BR

Optimal : Niveau de garantie supérieur à 350% BR

Dentaires - Prothèses dentaires remboursées par la SS - hors 100% santé

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 150% BR

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 250% BR

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 350% BR

Optimal : Niveau de garantie supérieur à 350% BR

Optique - Lunettes (monture + verre) - hors 100% santé

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 100€

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 200€

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 400€

Optimal : Niveau de garantie supérieur à 400€

Aides auditives - Prothèses auditives - hors 100% santé

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 400€

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 650€

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 850€

Optimal : Niveau de garantie jusqu'à 1450€

Autres prestations Médecines naturelles : ostéopathe, homéopathe, acupuncteur...

Minimal : Niveau de garantie jusqu'à 15€

Elémentaire : Niveau de garantie jusqu'à 40€

Confort : Niveau de garantie jusqu'à 65€

Optimal : Niveau de garantie supérieur à 65€

Vous pouvez renseigner d'autres types de besoins dans l'encart prévu à cet effet, pour le besoin en Surcomplémentaire Honoraire, en Réseau de soins ou autres (saisie libre) : 

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Infos & Besoins - Collecte des informations préalables

Cette étape permet de saisir les informations sur le contrat actuel. Cela permettra de retrouver ce contrat dans le tableau de comparaison pour mettre en avant auprès du prospect les différences entre son produit actuel et les produits proposés.

Après avoir validé la saisie du contrat, complétez :

  • la compagnie (Si la compagnie n'apparaît pas dans notre référentiel : merci de nous faire un mail à support@lyaprotect.com)
  • le produit (à noter que nous proposons une liste de produits dans notre référentiel, si le produit n'apparaît pas, vous pouvez le saisir à la main)
  • la prime TTC exprimée mensuellement

Vous pouvez ensuite ajouter des documents en indiquant le type et éventuellement un commentaire. Cela permettra de garder une trace sur l'information dont vous disposez pour établir le projet.

Quand toutes les informations sont remplies et validées, passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "Suivant" reste grisé. 

Cette étape marque la fin de la phase de récolte des besoins et du cahier des charges. Nous pouvons maintenant passer à la phase de constitution de la proposition.

Dans cette étape vous pouvez anticiper la collecte de pièces justificatives à ce moment là en répondant "oui" à a question "Souhaitez-vous récolter des pièces justificatives avant de procéder à la saisie de vos devis ?".

Vous pouvez aussi télécharger le récapitulatif des besoins du clients en cliquant sur "Récap Besoins" pour préparer votre argumentaire commercial. 

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique - Cas de l'aide au paramétrage automatique 

Si vous sélectionnez "Oui" à l'aide au paramétrage automatique, vous serez assistés dans le choix et le paramétrage des devis automatiques. 

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez obtenir jusqu'à 20 devis automatiques en Santé TNS pré-paramétrés en fonction de vos choix sur 4 critères produits principaux  :

  • Le niveau de couverture globale souhaité par le prospect
  • La modularité du produit
  • La possibilité d'ajouter une Surcomplémentaire Honoraires
  • Le type de commissionnement voulu

Une fois que vous avez cliqué sur "Paramétrer les devis", cela peut prendre quelques secondes car le système interroge l'éligibilité des offres par rapport à vos codes compagnies et le profil du prospect (âge, territorialité et statut professionnel). Ce mécanisme vous permet néanmoins de gagner beaucoup de temps de saisie et d'augmenter votre capacité de conseil en incluant beaucoup de devis automatisés !

Les cards qui nécessitent une intervention de votre part sont ouvertes et marquées d'un picto rouge. Cela veut dire qu'il vous faut renseigner une information manquante propre au devis en question. 

Une fois que tous les paramétrages sont valides, vous pouvez cliquer sur "Lancer la tarification".

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique - Choix produit 

Si vous sélectionnez "Non" à l'aide au paramétrage automatique, vous devez sélectionner les produits puis paramétrer par vous même les devis automatiques. 

Cette étape consiste à choisir le ou les produits pour lesquels vous souhaitez que les robots Lya fassent les devis en automatique. Pour vous aider dans le choix des produits à deviser, vous pouvez consulter les descriptions en dépliant la carte (clique sur le chevron en bas de l'encart du produit) :

Pour sélectionner les produits pour lesquels vous souhaitez que les robots Lya fassent les devis en automatique, il vous suffit de cocher les produits sélectionnés et de cliquer sur Suivant.

Il est à noter que si vous possédez plusieurs sous-codes pour une compagnie, vous devez choisir le sous-code sous lequel faire le devis.

Si les équipes Lya travaillent sur le développement des robots pour un produit, il est indiqué "Produit en court de maintenance".

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique - Paramétrage des devis

Cet écran prépare le travail des robots Lya en leur indiquant quels paramètres produit sélectionner dans l'extranet compagnie.

Pour chaque devis, il est nécessaire de compléter les champs spécifiques à chaque produit (une bulle d'information est disponible en cliquant sur l'icône "i")

Les 4 garanties principales du paramétrage sélectionné s'affichent pour vous donner une idée du positionnement du devis en terme de couverture.

/!\ Les champs où un panneau d'alerte apparait sont des champs où il faut respecter la règle de gestion détaillée dans l'encadré pour que les robots fonctionnent. 

Vous pouvez télécharger la synthèse de garanties du produit en cliquant sur l'icone PDF pour voir le tableau de garanties et vous aider à choisir quel(s) niveau(x) / option(s) sélectionner.

Pour chaque devis, vous pouvez :
- le renommer pour vous souvenir des options sélectionnées
- le supprimer
- le dupliquer pour modifier les niveaux ou les options
- consulter les synthèses des garanties en cliquant sur l'icône PDF pour vous rappeler les garanties de tel ou tel niveau du produit en question

Il est également possible d'ajouter un devis en ajoutant un produit en cliquant sur "Ajouter un devis".

Quand tous les champs de tous les devis sont complétés, vous pouvez passer à l'étape suivante en cliquant sur "Lancer la tarification". Tant que les informations obligatoires ne sont pas toutes remplies, le bouton "lancer la tarification" reste grisé. Une fois que vous cliquez sur ce bouton un message d'alerte s'affiche pour s'assurer que ce sont ces devis automatiques que vous souhaitez lancer.

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique Réalisation des devis

Cette étape vous permet de voir les avancées des robots pour chaque devis. Cela prend 2 à 5 min suivant le nombre de devis et l'heure de la journée.

Une notification apparaît quand les devis sont finalisés et si vous êtes restés sur cet écran, vous passerez automatiquement à l'étape d'après quand les robots auront fini de travailler.

Si vous n'avez pas de réponse des robots ou si vous souhaitez modifier quelque chose, il est nécessaire de cliquer sur le lien "cliquer ici" en violet.

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis automatique Sélection des devis

Cet écran est central pour la constitution des projets.

Vous retrouvez l'ensemble des devis effectués par les robots classés par ordre croissant du tarif.

Pour chaque devis :

  • Le logo de la compagnie rattachée au produit
  • Le nom du produit
  • L'intitulé du devis : cela vous permet de mettre un nom évocateur pour votre client et vous
  • L'état du devis (Prêt avec étiquette verte ou Echoué avec étiquette rouge)
  • Le numéro de devis créé sur l'extranet de la compagnie
  • Le prix TTC par mois
  • Les informations sur votre commission
  • La formule que vous avez sélectionnée
  • La notation des 4 postes de soins principaux (Soins courants, Hospitalisation, Optique, Dentaire) est réalisée sur une échelle de 1 à 4. Les notes représentent le niveau de remboursement de la garantie la plus courante pour chaque poste de soins.

Soins Courants : garantie la plus courante > Consultation généraliste secteur 2 DPTAM - échelle notation: 1 = jusqu'à 150% BR; 2 = jusqu'à 250% BR; 3 = jusqu'à 350% BR; 4 = supérieur à 350% BR

Hospitalisation : garantie la plus courante > Honoraire praticien chirurgicaux DPTAM - échelle notation: 1 = jusqu'à 150% BR; 2 = jusqu'à 250% BR; 3 = jusqu'à 350% BR; 4 = supérieur à 350% BR

Optique : garantie la plus courante > Lunette (verres simples + monture) hors 100% Santé - échelle de notation: 1 = jusqu'à 100€; 2 = jusqu'à 200€; 3 = jusqu'à 400€; 4 = supérieur à 400€

Dentaire : garantie la plus courante > Couronne remboursée par la Sécurité Sociale hors 100% Santé- échelle de notation: 1 = jusqu'à 150% BR; 2 = jusqu'à 250% BR; 3 = jusqu'à 350% BR; 4 = supérieur à 350% BR

Documents

Pour chaque devis automatisé, vous pouvez récupérer les documents des compagnies (Fiche descriptive produit (Fiche Ipid), Devis, Conditions générales) en cliquant sur Actions > Voir documents.

Vous pouvez également ajouter des documents Actions > Voir documents > Ajouter un document.

Infos Robots

Il est important de consulter les informations données par les robots. Cela vous permet par exemple de savoir pourquoi un devis a échoué ou encore quelles informations le robot a saisi quand il n'a pas trouvé de correspondance entre vos choix et le formulaire de la compagnie.

Suppression / Modification

Vous pouvez à travers les actions supprimer un devis ou modifier son intitulé.

 

Une fois que vous avez choisi les devis qui correspondent aux besoins de votre client, vous pouvez

- Soit cliquer sur "Ajouter un devis" et rajouter un ou plusieurs devis automatiques ou manuels en plus de ceux déjà réalisés. Cela peut être utile si vous vous rendez compte que vous avez oublié de lancer les robots sur un produit ou si vous avez oublié de sélectionner une option lors d'un devis automatique, par exemple. 

- Soit cliquer sur "Suivant" pour aller à l'étape de comparaison des garanties. 

Proposition - Sélection et paramétrage des devis / Devis manuel

Pourquoi ajouter un devis manuellement ?

Il peut y avoir plusieurs raisons d'ajouter un devis manuel :

  • Les robots ne sont pas disponibles sur la compagnie
  • Les robots ne sont pas disponibles sur le produit
  • Vous avez modifié le devis directement sur l'extranet de la compagnie et vous souhaitez proposer ce devis

Revenons sur ce dernier cas !

Les robots Lya savent saisir des formulaires et récupérer les devis. En revanche, ils ne savent pas et ne sont pas autorisés à mettre à jour les données si vous modifiez directement sur l'extranet de la compagnie le devis. C'est important de penser à recharger à manuellement les devis et les informations du devis (Formule, prix, commissions).

Il est à noter que l'utilisation des devis manuels permet d'utiliser notre processus de souscription avec :

  • la génération du recueil de besoin
  • l'utilisation de la Webapp client pour présenter les devis
  • le contrôle des pièces et signature
  • le stockage propre de tout le processus de souscription

Pour rappel : pour certains produits Lya a paramétré les garanties, si vous les sélectionnez lors d'un devis manuel, seules les garanties seront affichées dans le tableaux de comparaison. Pour connaitre les produits Santé TNS paramétrés dans Lya, merci de vous référer à l'article https://aide.lyaprotect.com/centredaide/pour-quels-produits-pr%C3%A9voyance-tns-peut-on-faire-des-devis-automatis%C3%A9s-avec-les-robots-lya 

Une fois que vous avez choisi les devis qui correspondent aux besoins de votre client, vous pouvez

- Soit cliquer sur "Ajouter un devis" et rajouter un ou plusieurs devis automatiques ou manuels en plus de ceux déjà réalisés.

- Soit cliquer sur "Suivant" pour aller à l'étape de comparaison des garanties. 

Proposition - Comparaison des garanties

Dans cette étape, visualisez et comparez les garanties des devis sélectionnés et du contrat actuel du prospect, si vous en avez sélectionné un. 

Vous pouvez surligner les garanties importantes pour votre prospect à l'aide du drapeau à gauche du libellé de la garantie en question.

Vous pouvez cacher certaines garanties pour faciliter la lisibilité du tableau de comparaison. 

Toutes garanties surlignées ou cachées le seront dans l'éditique "Tableau de comparaison", téléchargeable à l'étape suivante. 

A noter : pour éviter de surcharger l'écran, certaines garanties ont été cachées par défaut, vous pouvez les afficher en cliquant sur le bouton "Afficher une clause". Un encart, s'affiche alors : sélectionnez la garantie cachée que vous souhaitez faire apparaitre. C'est aussi dans cet encart, que vous avez la possibilité de créer une clause manuellement (qui n'existe pas dans le Référentiel Lya).

Proposition - Rédaction de la proposition

Dans cette étape, vous pouvez rédiger les conseils, les avertissements, les conditions financières requises et les pièces justificatives demandées qui seront intégrés automatiquement à la Fiche Information et Conseil.

A noter que vous pouvez créer et enregistrer une bibliothèque de modèles de conseils et d'avertissements directement dans les Paramètres de votre profil en cliquant ici.

La section Documents vous permet d'intégrer à votre proposition les documents projet auto générés par Lya soit :

  • Fiche Information et Conseil
  • Tableau de comparaison
  • Fiche cabinet (informations légales et règlementaires du cabinet)

Vous pouvez également choisir d'intégrer vos propres documents à la proposition en cliquant sur Ajouter un document. 

La section Devis sélectionnés vous permet de visualiser les documents des devis concernés par l'envoi.

Cliquez sur Enregistrer afin de passer à l'étape suivante.

Souscription - Modalité d'envoi des devis 

Cette étape vous permet de partager la proposition avec votre client.

3 solutions :

  • Soit via l'Extranet client : en cliquant sur "Envoyer sur l'Extranet", votre client sera invité à se connecter à l'application et retrouvera directement dans son onglet "Projet", le projet avec toutes les informations et documents associés.
  • Soit via la Messagerie : en cliquant sur Générer Mail Client. Un modèle d'email avec les documents associés s'ouvre. Vous pouvez le compléter/modifier et l'adresser à votre client.
  • Soit via le Formulaire de demande d'adhésion : en cliquant sur "Envoyer" dans la card correspondante, votre client recevra un e-mail qui contient un lien pour accéder au formulaire (plus de détail dans cet article dédié : https://aide.lyaprotect.com/centredaide/formulaire-de-demande-dadh%C3%A9sion).

Une fois l'étude des devis et le choix effectué par le client, 3 possibilités :

  • Soit il vous notifie son choix via la l'Extranet client et celui-ci s'enregistre directement dans le projet,
  • Soit vous saisissez son choix en sélectionnant "Accepté"/"Refusé" ainsi que le devis concerné. Puis "Choisir", le cas échéant, 

  • Soit il vous notifie son choix via la le Formulaire de demande d'adhésion et celui s'enregistre directement dans le projet.

Souscription - Devoir de conseil et Pièces Justificatives

Cette étape vous permet de choisir d'adapter les actions à mener lors de la fin de parcours. Vous pouvez choisir : 

  • A l'aide de quel document réaliser votre Devoir de conseil. 
  • De faire signer par le client votre Devoir de conseil soit manuellement soit de manière électronique en envoyant les documents souhaités sur l'Extranet client ou par e-mail pour que le prospect les signe électroniquement via notre prestataire Yousign.
    Pour savoir comment signer électroniquement les documents de votre projet, merci de vous reporter à ce FAQ : https://aide.lyaprotect.com/centredaide/comment-faire-signer-%C3%A9lectroniquement-les-documents-au-cours-dun-projet
  • De collecter ou non les Pièces Justificatives via Lya pour compléter le dossier d'adhésion. 

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents compagnie et de ne pas collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" ne s'affiche pas et vous allez directement à l'étape "Envoyer Email à la compagnie". 

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents Lya / Cabinet ou de collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" s'affiche partiellement en fonction de l'action choisie.

Si vous choisissez de faire votre Devoir de conseil en utilisant les documents Lya / Cabinet et de collecter les Pièces Justificatives via Lya, l'écran "Complétude du dossier" s'affiche dans sa totalité. 

Souscription - Complétude du dossier

Cet écran s'affiche dans sa totalité, en partie ou pas tout en fonction des choix effectués dans l'étape précédente.  

Dans cette étape, vous pouvez :

  • Pièces Justificatives : enregistrer/ajouter/modifier/Supprimer des pièces justificatives à recueillir auprès du client
  • Documents à signer : enregistrer/ajouter/modifier supprimer des documents à signer par le client
  • Envoi du dossier : envoyer le dossier au client via l'Extranet client ou par e-mail pour collecter les Pièces Justificatives et / ou faire signer les documents du Devoir de conseil. 

Souscription - Envoyer un Email à la compagnie 

Dans cette étape :

  • Soit vous décidez d'envoyer e-mail à la compagnie avec les documents : pour cela, cliquez sur "Générer mail compagnie", copier-coller le et envoyez le au service de gestion pour qu'ils enregistrent l'affaire. Vous pouvez enregistrer la date d'envoi à la compagnie pour tracer l'échange. 
  • Soit vous décidez de continuer l'adhésion en ligne sur l'extranet compagnie (si c'est possible) : dans ce cas, là une description du process vous est donnée. 

Souscription - Validation compagnie

Enregistrez la date de validation du projet par la compagnie ainsi que le numéro de contrat associé au projet.

Vous pouvez également importer les documents contractuels de la compagnie à cette étape ainsi de les envoyer par email au client pour signature.

Souscription - Finalisation du dossier

Sélectionner la date d'envoi au client.

Vous pouvez également cliquer sur Générer mail client afin de récupérer le template de mail d'envoi proposé par Lya.

Souscription - Transformation en contrat du projet

Cette étape est la dernière du parcours Projet.

Saisissez la date de réception des documents signés par le client.

Vous pouvez aussi rajouter un document édité par la compagnie comme le certificat d'adhésion par exemple. 

Cliquez sur "Finaliser le projet" pour terminer.

Souscription - Projet Finalisé

Cette étape marque la fin d'un projet.

Votre projet est désormais transformé en Contrat disponible dans l'onglet Portefeuille.

A noter que pour des raisons règlementaires, vous conservez l'historique de chaque projet afin de pouvoir visualiser toutes les étapes réalisées ainsi que les documents associés.

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